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Punto 3. Visualizar el futuro
La fase de Visualizar el futuro está diseñada para crear una estrategia de aceleración del cambio y un plan para comunicar, formar e involucrar a los empleados de la organización en su proceso de adopción de la nube. Abarca cinco subpuntos:
3.1 Crear una estrategia y un plan de aceleración del cambio
3.2 Crear una estrategia y un plan de comunicación
3.3 Crear una estrategia y un plan de participación
3.4 Crear una estrategia y un plan de capacitación
3.5 Crear una estrategia y un plan de mitigación de riesgos
3.6 Desarrollar una hoja de ruta para los patrocinadores
3.7 Desarrollar un plan de sostenibilidad
3.1 Crear una estrategia y un plan de aceleración del cambio
¿Qué es?
Una estrategia y un plan de aceleración del cambio brindan un enfoque bien pensado y estructurado para ofrecer las tácticas de cambio correctas a las personas adecuadas en el momento justo a lo largo de la transformación en la nube. Sirven como un marco en el que se describe un enfoque integral para garantizar que los líderes, empleados y otras partes interesadas acepten los cambios introducidos en la organización como resultado de la transición a la nube, con una interrupción mínima y con los máximos resultados. El plan brinda un mecanismo sistemático para ajustar la aplicación de herramientas, tecnologías, procesos o habilidades durante un proyecto o iniciativa. En él se describen las formas específicas en que la organización abordará dichos cambios en la forma en que opera su negocio, tecnología, cadena de suministro, estructura organizacional o alcance del proyecto. La estrategia brinda orientación y da como resultado una toma de decisiones informada a lo largo del proceso de transformación en la nube.
¿Por qué es valioso?
Los nuevos sistemas y estrategias pueden ser muy perjudiciales para una organización. Con una estrategia bien formulada, se describe cómo afectará el proyecto o el cambio a la organización. Para establecer una estrategia de gestión del cambio organizacional de manera efectiva, las partes interesadas deben crear un plan sobre cómo reconocer cuándo es necesario un cambio, cómo aprobarlos y cómo monitorearlos para asegurarse de que han producido el efecto deseado.
Tener una estrategia de aceleración de cambios puede ayudar a garantizar que su transición al futuro deseado se lleve a cabo sin problemas. Puede ayudar a minimizar los riesgos, los problemas de rendimiento, las interrupciones del negocio y los costos graduales. Puede ayudar a garantizar que se mantengan la continuidad empresarial y los niveles del servicio que se presta a los clientes. Puede garantizar la alineación de los líderes y ayudar a garantizar que se hayan considerado todas las personas afectadas y que estas estén preparadas para el cambio. Se puede utilizar para aumentar la conciencia, la participación y la comprensión de las partes interesadas, y fomentar la transformación cultural a fin de promover la colaboración y las nuevas formas de trabajo. Por último, esta estrategia puede ser valiosa para enseñar a la organización cómo adoptar y mantener el cambio a fin de cumplir los objetivos y posicionarse para lograr el éxito continuo.
¿Cuándo debe usarse?
La estrategia de aceleración del cambio debe crearse al inicio del programa, y el plan de aceleración del cambio se debe crear, revisar y actualizar en los hitos, fases, lanzamientos o epopeyas clave del programa. La aceleración del cambio organizacional es un proceso que requiere una estrecha colaboración entre los equipos y los empleados. Esta estrategia y los planes posteriores requieren que desarrolle y mantenga asociaciones efectivas entre el equipo de recursos humanos, el equipo de transformación en la nube, los patrocinadores ejecutivos, los líderes, los proveedores externos y los socios de AWS.
3.2 Crear una estrategia y un plan de comunicación
¿Qué es?
Una estrategia y un plan de comunicación aportan un enfoque bien pensado y estructurado para ofrecer los mensajes correctos a las personas adecuadas en el momento justo a lo largo de la transformación en la nube. La comunicación de los líderes ejecutivos es clave para reforzar el valor y los beneficios de la transformación en la nube. Las aportaciones de los líderes de los proyectos en la nube, los líderes y agentes del cambio en la nube, el equipo de comunicación interna y los recursos humanos son fundamentales para el desarrollo de la estrategia y el plan de comunicación.
Una estrategia de comunicación es un documento en el que se expresan los objetivos y los métodos de las actividades de divulgación y comunicación de una organización. Un plan de comunicación incluye información detallada sobre las actividades de comunicación que abordan las estrategias y mediante las que se logran los objetivos enumerados anteriormente. En el plan se describe cada actividad y se incluye información como la fecha de entrega, el público objetivo, el mensaje detallado, el tipo de medio, el creador, el aprobador y el mensajero. Por lo general, la estrategia de comunicación se actualiza con poca frecuencia, mientras que el plan de comunicación se actualiza con frecuencia (normalmente una vez por semana).
¿Por qué es valioso?
A medida que la transformación en la nube evoluciona, sus equipos de comunicación deben asegurarse de que los mensajes estén consolidados y listos para su implementación durante la transición a la nube. Una estrategia y un plan de comunicación efectivos contemplan todas las actividades necesarias. Esta visibilidad hace que los grupos de audiencia entiendan mejor cómo se desarrolla la historia de la transformación en la nube y les permite fijar plazos para el esfuerzo de trabajo.
Las comunicaciones promueven la transformación en la nube y el conocimiento de la aceleración del cambio, lo que constituye el primer paso para que un grupo de personas adopte nuevas formas de trabajar. Las comunicaciones también abordan los aspectos culturales del cambio y dan respuesta a la pregunta “¿Qué beneficio obtengo yo?”. Además, las comunicaciones motivan el comportamiento hacia el estado futuro y el estado de transición. Al establecer una cadencia de comunicación, se reduce la incertidumbre y se minimiza la resistencia a los cambios y el riesgo de rechazo de estos. Mediante una estrategia de comunicación, se brinda a las partes interesadas clave la capacidad de generar conciencia, comprensión y compromiso en todo el proyecto de transformación en la nube.
¿Cuándo debe usarse?
En las fases de planificación, es importante desarrollar una estrategia y un plan de comunicación, y la forma en que los implemente podría ser el factor determinante de la aceptación de la transición y de los comportamientos adoptados en la organización. La estrategia de comunicación y los esfuerzos de planificación comienzan al principio del proyecto de transformación en la nube, por lo general, durante la evaluación de la preparación para la migración. Durante esta fase, se identifican las brechas, las consecuencias de los cambios y los equipos y empleados que se ven afectados por la migración. Cuando diseñe su estrategia de comunicación, siga el proceso de comunicación dentro de su organización para diseñar mejor los mensajes y las actividades en la nube.
3.3 Crear una estrategia y un plan de participación
¿Qué es?
El plan y la estrategia de participación es un enfoque sistemático mediante el que se describen formas específicas en las que una persona, un grupo de partes interesadas o una organización abordará los cambios provocados por la transformación en la nube. El objetivo del plan de participación es mantener a todas las partes interesadas clave comprometidas y centradas en los resultados empresariales deseados de la transformación en la nube. Identificar a las partes interesadas e involucrarlas adecuadamente durante todo el proceso de cambio es fundamental para el éxito del proyecto. La estrategia y el plan deben incluir las aportaciones del líder del proyecto de la nube, del líder de aceleración del cambio, del líder de capacitación, de los miembros del equipo de evaluación de la preparación, del departamento de capacitación interno y de recursos humanos.
¿Por qué es valioso?
Mediante la estrategia y el plan de participación se aumenta la participación dentro y fuera del equipo de transformación en la nube. Se garantiza que las personas adecuadas reciban la información correcta, para que puedan participar en el momento adecuado y de la manera correcta. Funciona como una función de forzamiento para administrar de forma proactiva el ritmo y la magnitud de los cambios que debe enfrentar cada grupo de partes interesadas en un hito específico del proyecto a fin de evitar la sobrecarga. Al crear una estrategia y un plan de participación, se involucra activamente a las partes interesadas, lo que podría ayudar a identificar, administrar y evitar posibles obstáculos. El compromiso y la capacidad organizativos adicionales resultantes para el cambio de transformación en la nube maximizan aún más el potencial de una transición exitosa a la adopción de la nube.
¿Cuándo debe usarse?
Utilice una estrategia y un plan de participación después de completar su trabajo preliminar de evaluación de las partes interesadas, creación de una estrategia y un plan de aceleración del cambio y creación de una estrategia y un plan de comunicación. Estos documentos pueden servir como una forma de impulsar el apoyo continuo y beneficiarse de la influencia de las partes interesadas.
3.4 Crear una estrategia y un plan de capacitación
¿Qué es?
Mediante una estrategia y un plan de capacitación, se identifica la capacitación que debe impartirse y el proceso para desarrollar e impartir el programa de capacitación. Con estos documentos, los usuarios pueden establecer conexiones entre la información que recibieron del equipo de comunicaciones y la forma en que trabajarán en el futuro para desempeñar sus funciones en un futuro transformado por la nube. Para ofrecer una formación que cumpla con los requisitos de su equipo dedicado a la nube, es fundamental crear un programa en el que se identifiquen las necesidades de capacitación, se describa la capacitación necesaria para satisfacer esas necesidades y se desarrolle e imparta la capacitación. Mediante la estrategia de capacitación, se describen el enfoque y el proceso que se seguirán para crear e implementar el programa de capacitación sobre migración o modernización de la nube. Incluye una evaluación de las necesidades de aprendizaje, un enfoque general para desarrollar e implementar el programa de capacitación y una descripción general del proceso de desarrollo de los materiales de capacitación.
Una estrategia de capacitación es un documento en el que se expresan los objetivos y los métodos de las actividades de aprendizaje y capacitación de una organización. Un plan de capacitación incluye información detallada sobre las actividades de capacitación con las que se abordarán las estrategias y se lograrán los objetivos de la migración, la modernización o la transformación en la nube. En el plan se describe cada artefacto y evento de capacitación y se especifican la fecha de entrega, el público al que va dirigido, el mensaje detallado, el formato de la capacitación, el creador, el aprobador y el instructor de cada evento. Por lo general, la estrategia de capacitación se actualiza con poca frecuencia, mientras que el plan de capacitación se actualiza con frecuencia (normalmente una vez por mes).
Un Análisis de las necesidades de aprendizaje de AWS
Más allá de las habilidades técnicas de AWS, otras competencias, las nuevas formas de trabajar, la capacitación relacionada con los procesos y la capacitación metodológica podrían tener que formar parte de su estrategia y plan de capacitación holísticos. Por ejemplo, si su organización está intentando fomentar una mejor colaboración, es posible que mediante su estrategia y plan, deba explicar cómo trabajar juntos con herramientas de colaboración. Si su organización está pasando de un modelo en cascada a un enfoque ágil, tendrá que impartir capacitación sobre el método, las herramientas, los procesos y las cadencias ágiles. Otros ejemplos habituales son el análisis de datos y las habilidades de liderazgo en la nube.
¿Por qué es valioso?
El desarrollo de una estrategia y un plan de capacitación permite a una organización alinear el conocimiento, las habilidades y las capacidades con los objetivos de la organización y, al mismo tiempo, demostrar el valor de las inversiones en los programas de capacitación.
Gracias al análisis de las necesidades de aprendizaje de AWS, se obtienen recomendaciones de aprendizaje para un crecimiento continuo y un enfoque basado en datos para que el personal tenga perspicacia en la nube con una aplicación práctica de los resultados.
¿Cuándo debe usarse?
La estrategia de capacitación y los esfuerzos de planificación comienzan al principio del proyecto de transformación en la nube. Durante esta fase, se determinan las brechas y las consecuencias de los cambios y se identifican los equipos y empleados que se ven afectados por la migración o la modernización.
El análisis de las necesidades de aprendizaje de AWS puede realizarse antes de que comience un programa, para evaluar las habilidades de la organización. Sino, puede realizarse más adelante en el programa, una vez que se haya anunciado la transformación en la nube y los líderes estén pensando en presupuestar y planificar el plan de estudios de la capacitación.
3.5 Crear una estrategia y un plan de mitigación de riesgos
¿Qué es?
Una estrategia y un plan de mitigación de riesgos están diseñados para eliminar, reducir o controlar el impacto de la exposición de una organización a los posibles riesgos de manera oportuna. En estos documentos, se brinda un mecanismo para evaluar periódicamente el progreso de la transformación en la nube. Esto se logra mediante una herramienta de evaluación que analiza de forma coherente los riesgos en todo el programa y que se puede utilizar de forma periódica o en una ceremonia de evaluación. Mediante una estrategia y un plan de mitigación de riesgos, puede determinar las prioridades de acción y evaluar los riesgos antes de que se conviertan en problemas. Se pueden asignar propietarios para la gestión de riesgos y las acciones correctivas. En estos documentos, se establecen las dimensiones según las cuales el equipo de aceleración del cambio puede clasificar los riesgos; por ejemplo: visión y claridad, cultura, compromiso, comunicaciones, retención y compromiso, habilidades y capacidades.
¿Por qué es valioso?
Establecer un proceso de mitigación de riesgos ofrece una forma estructurada de obtener visibilidad de los problemas relacionados con las personas que pueden detener, desviar o retrasar la transformación en la nube. Permite realizar una revisión coherente del estado del proyecto a medida que el equipo avanza en las fases designadas para el ciclo de vida del programa. Este proceso ayuda a garantizar resultados a tiempo, acordes al presupuesto y de alta calidad. También ofrece un enfoque integrado con el equipo de transformación en la nube para identificar, evaluar y abordar los riesgos.
¿Cuándo debe usarse?
Utilice una estrategia y un plan de mitigación de riesgos cuando comience el programa para diseñar el formato y establecer las dimensiones del riesgo. Revise la estrategia y el plan con regularidad y actualícelos según sea necesario.
3.6 Desarrollar una hoja de ruta para los patrocinadores
¿Qué es?
La hoja de ruta de los patrocinadores es un documento en el que se alienta a los líderes a demostrar su apoyo a los procesos y comportamientos cambiantes como parte de la transformación en la nube y la transición hacia el futuro de la organización. Sirve para colaborar con los líderes y promover los beneficios y el valor del estado futuro de la organización, crear un plan de apoyo integral y hacer que los líderes rindan cuentas por sus acciones en consonancia estratégica con la transformación en la nube.
¿Por qué es valioso?
El patrocinio activo y visible es el principal impulsor del éxito de la migración, modernización y adopción de la nube. La participación y la presencia activas son fundamentales para establecer los comportamientos deseados que se esperan de las personas y las organizaciones. Mediante un proceso estructurado, se garantiza la coherencia de los mensajes y esto permite alcanzar los objetivos organizacionales previstos. Las personas seguirán este ejemplo si sus líderes se comunican con regularidad y demuestran los comportamientos que se esperan de ellos.
¿Cuándo debe usarse?
Garantice el compromiso de los patrocinadores desde el principio de la migración y modernización de la nube. Ofrezca a los ejecutivos y a los líderes de la migración y modernización de la nube un conocimiento y una comprensión generales del proceso de patrocinio. Incorpore a los patrocinadores de manera adecuada y brinde descripciones de las funciones, responsabilidades, mensajes clave, una hoja de ruta de patrocinio y un cronograma. Refuerce el mensaje de que el equipo de aceleración del cambio participará en cada paso del proceso para garantizar el compromiso. Los mensajes clave refuerzan la visión, los beneficios y el valor empresarial general de la migración a la nube.
3.7 Desarrollar un plan de sostenibilidad
¿Qué es?
En un plan de sostenibilidad, se describen los comportamientos futuros y las estructuras organizativas deseadas más allá de las fases iniciales de la migración o modernización de la nube. Permite establecer la adopción continua de tecnologías en la nube, el uso de patrones y procesos repetibles y las iniciativas de capacitación continua en consonancia con las tecnologías en evolución. El plan de sostenibilidad continúa más allá del esfuerzo inicial de transformación, migración o modernización de la nube para impulsar la visión original, el valor empresarial y los beneficios a largo plazo. Refuerza los procesos y comportamientos esperados en el modelo de estado futuro.
¿Por qué es valioso?
El plan de sostenibilidad va más allá de la fase inicial de migración a la nube con la intención de garantizar los pasos necesarios para respaldar la adopción del modelo de estado futuro y resistir el paso del tiempo. Ofrece un mecanismo para preparar la transformación en la nube para el futuro, a medida que las personas y las tecnologías evolucionan con el tiempo.
¿Cuándo debe usarse?
Desarrolle un plan de sostenibilidad cuando la transformación en la nube esté en marcha y el equipo haya adquirido experiencia en el proceso. Es habitual que los equipos de migración y modernización de la nube repitan y experimenten su forma de operar, por lo que crear un plan de sostenibilidad demasiado pronto podría implicar algunas modificaciones. Alinee las actividades de planificación con las del equipo directivo para comprender las expectativas más allá de la fase inicial de la migración o modernización de la nube. También es fundamental tener en cuenta los cambios organizativos; las brechas en los puestos, las funciones, las responsabilidades y las comunicaciones; las necesidades de capacitación adicionales; y las bibliotecas o repositorios de conocimientos. A medida que el proyecto avance y el equipo trabaje con mayor rapidez y escale, el plan de sostenibilidad podría evolucionar. Puede que sea necesario captar las necesidades a partir de las actualizaciones de estado semanales para garantizar que el plan de sostenibilidad se mantenga actualizado y sea preciso.
