COST01-BP02 Establecimiento de la colaboración entre los departamentos de finanzas y tecnología
Debe implicar a los equipos de Finanzas y Tecnología en las conversaciones sobre costos y uso en todas las etapas del traspaso a la nube. Los equipos deben reunirse y tratar regularmente temas como los objetivos organizativos, el estado actual de los costos y el uso, y las prácticas contables y financieras.
Nivel de riesgo expuesto si no se establece esta práctica recomendada: alto
Guía para la implementación
Los equipos tecnológicos innovan más rápido en la nube gracias a que los ciclos de aprobación, adquisición e implementación de la infraestructura son más cortos. Esto puede implicar un ajuste para las organizaciones financieras acostumbradas a tanto a lanzar procesos que requieren mucho tiempo y consumen muchos recursos para obtener e implementar capital en entornos de centros de datos y en las instalaciones, como a asignar los costos solo al aprobar el proyecto.
Desde el punto de vista de las organizaciones financieras y de adquisiciones, el proceso de presupuestos de capital, las solicitudes de capital, las aprobaciones, las adquisiciones y la instalación de la infraestructura física es un proceso que se ha aprendido y estandarizado durante décadas:
Los equipos de Ingeniería o TI suelen ser los solicitantes.
Varios equipos de Finanzas actúan como aprobadores y compradores.
Los equipos de Operaciones montan, apilan y entregan la infraestructura lista para usar.
Con la adopción de la nube, la adquisición y el consumo de infraestructura dejan de estar a expensas de una cadena de dependencias. En el modelo de la nube, los equipos de Tecnología y Productos ya no son solo creadores, sino operadores y propietarios de sus productos, responsables de la mayoría de las actividades históricamente asociadas a los equipos de Finanzas y Operaciones, incluidas las adquisiciones y la implementación.
Todo lo que se necesita para aprovisionar recursos en la nube es una cuenta y el conjunto de permisos adecuado. Esto es también lo que reduce el riesgo de la TI y de las finanzas, lo cual significa que, con unos pocos clics o llamadas a la API, los equipos pueden eliminar los recursos inactivos o innecesarios en la nube. Esto también permite a los equipos de Tecnología innovar más rápidamente gracias a la agilidad y la capacidad de poner en marcha experimentos y luego desmantelarlos. Aunque la naturaleza variable del consumo de la nube puede afectar a la previsibilidad desde el punto de vista de los presupuestos y las previsiones de capital, la nube ofrece a las organizaciones la posibilidad de reducir el costo del exceso de aprovisionamiento, así como el costo de oportunidad asociado al subaprovisionamiento conservador.
Establezca una asociación entre los partes interesadas clave de Finanzas y Tecnología para lograr un entendimiento común de los objetivos organizativos y desarrollar mecanismos para obtener éxito financiero en el modelo de gasto variable de la computación en la nube. Los equipos pertinentes de su organización deben estar presentes en las conversaciones sobre costos y uso en todas las etapas del traspaso a la nube, incluidos los siguientes:
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Líderes de finanzas: los directores financieros, responsables financieros, planificadores financieros, analistas empresariales y responsables de adquisición, abastecimiento y cuentas por pagar deben entender el modelo de consumo de la nube, las opciones de compra y el proceso de facturación mensual. El departamento de Finanzas debe asociarse con los equipos de Tecnología para crear y compartir una historia de valor de TI y, así, ayudar a los equipos de Negocios a comprender cómo el gasto en tecnología está vinculado a los resultados empresariales. De esta manera, los gastos en tecnología no se consideran costos, sino inversiones. Dado que hay diferencias fundamentales entre la nube (por ejemplo, la velocidad del cambio en el uso, los precios de pago por uso, los precios por niveles, los modelos de precios y la información detallada sobre la facturación y el uso) y las operaciones en las instalaciones, resulta esencial que el equipo de Finanzas comprenda de qué manera puede afectar el uso de la nube a aspectos empresariales como los procesos de adquisición, el seguimiento de incentivos, la asignación de costos y los estados financieros.
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Líderes de tecnología: los líderes de tecnología (incluidos los propietarios de aplicaciones y productos) deben conocer los requisitos financieros (por ejemplo, las limitaciones presupuestarias) y los requisitos empresariales (por ejemplo, los acuerdos de nivel de servicio). Esto permite que la carga de trabajo se implemente para lograr los objetivos empresariales deseados.
La asociación entre los departamentos de Finanzas y Tecnología aporta los siguientes beneficios:
Los equipos de Finanzas y Tecnología tienen visibilidad casi en tiempo real de los costos y el uso.
Los equipos de Finanzas y Tecnología establecen un procedimiento operativo estándar para gestionar la variación del gasto en la nube.
Las partes interesadas de Finanzas actúan como asesores estratégicos en cuanto a cómo se utiliza el capital para comprar descuentos por compromiso de compra (por ejemplo, instancias reservadas o Savings Plans de AWS) y cómo se utiliza la nube para hacer crecer la organización.
Las cuentas por pagar y los procesos de adquisición existentes también se usan con la nube.
Los equipos de Finanzas y Tecnología colaboran a la hora de prever los costos y el uso de AWS en el futuro para adaptar y diseñar los presupuestos organizativos.
Mejor comunicación dentro de la organización al compartir el mismo lenguaje y tener un conocimiento común de los conceptos financieros.
Otras partes interesadas de su organización que deberían estar implicadas en las discusiones sobre costos y uso son:
Propietarios de unidades de negocio: los propietarios de unidades de negocio deben comprender el modelo de negocio de la nube para poder establecer directrices para las unidades de negocio y la empresa entera. Este conocimiento de la nube resulta esencial para llevar a cabo previsiones de crecimiento y de uso de las cargas de trabajo, pero también para valorar diferentes opciones de compra a más largo plazo (como instancias reservadas o Savings Plans).
Equipo de Ingeniería: establecer una asociación entre los equipos de Finanzas y Tecnología es esencial para crear una cultura sensibilizada con los costos que anime a los ingenieros a actuar en la administración financiera en la nube (CFM). Uno de los problemas habituales de los profesionales de la CFM o las operaciones financieras y de los equipos de Finanzas es conseguir que los ingenieros entiendan todo el negocio en la nube, sigan las prácticas recomendadas y adopten las medidas recomendadas.
Terceros: si en su organización participan terceros (por ejemplo, consultores o herramientas), asegúrese de que también sigan sus objetivos empresariales y que lo demuestren a través de sus modelos de compromiso y el retorno de la inversión (ROI). Por lo general, los terceros contribuyen a la generación de informes y al análisis de las cargas de trabajo que administran y también aportan análisis de costos de cualquier carga de trabajo que diseñan.
Para implementar la CFM y tener éxito, se necesita colaboración entre los equipos de Finanzas, Tecnología y Negocios y un cambio en la forma en que se comunica y evalúa el gasto en la nube en toda la organización. Incluya a los equipos de Ingeniería para que puedan formar parte de estas conversaciones sobre costos y uso en todas las etapas y anímelos a seguir las prácticas recomendadas y a adoptar las medidas acordadas de forma apropiada.
Pasos para la implementación
Definición de los miembros clave: compruebe que todos los miembros pertinentes de sus equipos de Finanzas y Tecnología participen en la asociación. Los miembros de Finanzas pertinentes serán aquellos que interactúen con la factura de la nube. Suelen ser los directores financieros, responsables financieros, planificadores financieros, analistas empresariales, responsables de adquisiciones y responsables de abastecimiento. Los miembros de Tecnología suelen ser los propietarios de las aplicaciones y los productos y los gerentes y representantes técnicos de todos los equipos que crean en la nube. Otros miembros pueden ser los propietarios de las unidades de negocio, como el departamento de Marketing, que influyen en el uso de los productos, y terceros como consultores, para ajustarse a los objetivos y mecanismos y para asistir en la generación de informes.
Definición de los temas de análisis: defina los temas comunes de todos los equipos o que requieran una compresión compartida. Haga un seguimiento del costo desde el momento en que se genera hasta que se paga la factura. Tome nota de todos los miembros implicados y de los procesos organizativos que deben aplicarse. Comprenda cada paso o proceso por el que pasa y la información asociada, como los modelos de precios disponibles, los precios por niveles, los modelos de descuento, la creación de presupuestos y los requisitos financieros.
Establecimiento de una cadencia periódica: para crear una asociación entre los equipos de Finanzas y Tecnología, establezca una cadencia de comunicación periódica para crear y mantener la coherencia. El grupo debe reunirse de forma periódica para tratar sus objetivos y métricas. Una cadencia típica implica revisar el estado de la organización, los programas que se ejecutan actualmente y las métricas generales financieras y de optimización. Después, se debe informar sobre las cargas de trabajo clave con mayor detalle.
Recursos
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