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Point 3. Envisager l'avenir
Envisager l'avenir a pour but de créer une stratégie d'accélération du changement et de planifier la communication, la formation et l'implication des employés de l'organisation dans leur parcours d'adoption du cloud. Il contient sept sous-points :
3.1 Créer une stratégie et un plan d'accélération du changement
3.2 Créer une stratégie et un plan de communication
3.3 Créer une stratégie et un plan d'engagement
3.4 Créer une stratégie et un plan de formation
3.5 Créer une stratégie et un plan d'atténuation des risques
3.6 Élaborer une feuille de route des sponsors
3.7 Élaborer un plan de durabilité
3.1 Créer une stratégie et un plan d'accélération du changement
De quoi s'agit-il ?
Une stratégie et un plan d'accélération du changement fournissent une approche réfléchie et structurée pour proposer les bonnes tactiques de changement aux bonnes personnes et au bon moment tout au long de la transformation cloud. Ils constituent un cadre qui décrit une approche globale visant à garantir que les changements introduits dans l'organisation à la suite du processus de transformation cloud soient acceptés par les dirigeants, les employés et les autres parties prenantes avec un minimum de perturbations et un maximum de résultats. Le plan fournit un mécanisme systématique pour ajuster l'application des outils, des technologies, des processus ou des compétences au cours d'un projet ou d'une initiative. Il décrit les manières spécifiques par lesquelles l'organisation abordera ces changements, au niveau de la manière dont elle gère ses activités, sa technologie, sa chaîne d'approvisionnement, sa structure organisationnelle ou la portée de son projet. La stratégie fournit une orientation et permet de prendre des décisions éclairées tout au long du processus de transformation cloud.
Pourquoi est-ce utile ?
Les nouveaux systèmes et stratégies peuvent être très perturbateurs pour une organisation. Une stratégie bien formulée décrit l'impact du projet ou du changement sur l'organisation. Pour mettre en place efficacement une stratégie de gestion du changement organisationnel, les parties prenantes doivent créer un plan indiquant la façon de reconnaître le moment où un changement est nécessaire, comment approuver les modifications et comment les surveiller pour s'assurer qu'elles ont produit l'effet escompté.
Une stratégie d'accélération du changement peut vous aider à assurer une transition harmonieuse vers le futur état souhaité. Elle peut contribuer à minimiser les risques, les problèmes de performance, les interruptions d'activité et les coûts supplémentaires. Elle peut faire en sorte de garantir la continuité des activités et les niveaux de service aux clients. Elle peut garantir l'alignement de la direction et contribuer à s'assurer que tous les publics concernés sont pris en compte et préparés au changement. Elle peut être utilisée pour accroître la sensibilisation, l'engagement et la compréhension des parties prenantes, mais aussi favoriser la transformation culturelle afin de promouvoir la collaboration et de nouvelles méthodes de travail. Enfin, cette stratégie peut être utile pour enseigner à l'organisation comment adopter et maintenir le changement afin d'atteindre ses objectifs et de se positionner pour connaître un succès continu.
Quand l'utilisez-vous ?
La stratégie d'accélération du changement doit être créée dès le début du programme, tandis que le plan d'accélération du changement doit être créé, révisé et mis à jour lors des étapes, phases, versions ou épopées clés du programme. L'accélération du changement organisationnel est un processus qui nécessite une étroite collaboration entre les équipes et les employés. Cette stratégie et les plans ultérieurs vous obligent à développer et à maintenir des partenariats efficaces entre l'équipe des ressources humaines, l'équipe de transformation cloud, les sponsors exécutifs, la direction, les fournisseurs externes et les Partenaires AWS.
3.2 Créer une stratégie et un plan de communication
De quoi s'agit-il ?
Une stratégie et un plan de communication fournissent une approche réfléchie et structurée pour transmettre les bons messages aux bonnes personnes au bon moment tout au long de votre transformation cloud. La communication entre les dirigeants est essentielle pour renforcer la valeur et les avantages de la transformation cloud, tandis que les contributions des chefs de projet cloud, des responsables et agents du changement cloud, de l'équipe de communication interne et des ressources humaines sont essentielles à l'élaboration de la stratégie et du plan de communication.
Une stratégie de communication est un document qui exprime les objectifs et les méthodes des activités de sensibilisation et de communication d'une organisation. Un plan de communication comprend des informations détaillées sur les activités de communication qui répondent aux stratégies et atteignent les objectifs énumérés précédemment. Le plan décrit chaque activité et inclut des informations telles que la date de livraison, le public cible, le message détaillé, le type de support, le créateur, l'approbateur et le messager. La stratégie de communication est généralement mise à jour peu fréquemment, tandis que le plan de communication est mis à jour fréquemment (habituellement une fois par semaine).
Pourquoi est-ce utile ?
À mesure que votre transformation cloud évolue, vos équipes de communication doivent s'assurer que la messagerie est consolidée et prête à être déployée tout au long de votre transition vers le cloud. Une stratégie et un plan de communication efficaces tiennent compte de toutes les activités nécessaires. Cette visibilité permet de mieux comprendre comment se déroule l'histoire de la transformation cloud pour les groupes d'audience et vous aide à fixer des échéances pour l'effort de travail.
Les communications favorisent la transformation du cloud et la sensibilisation à l'accélération du changement, ce qui constitue la première étape pour inciter un groupe de personnes à adopter de nouvelles méthodes de travail. Les communications abordent également les aspects culturels du changement et apportent la réponse à la question « Quels sont les avantages pour moi ? ». De plus, les communications motivent le comportement de l'état futur et de l'état transitoire. La définition d'une cadence de communication réduit l'incertitude et la résistance aux changements ainsi que le risque qu'ils soient rejetés. Une stratégie de communication donne aux principales parties prenantes la capacité de sensibiliser, de comprendre et de s'impliquer tout au long du projet de transformation cloud.
Quand l'utilisez-vous ?
Au cours des phases de planification, l'élaboration d'une stratégie et d'un plan de communication est importante, tandis que la façon dont vous les implémentez peut être déterminante pour l'accueil réservé à la transition et les comportements adoptés par votre organisation. La stratégie de communication et les efforts de planification commencent dès le début de votre projet de transformation cloud, généralement lors de l'évaluation de l'état de préparation à la migration. Au cours de cette phase, les lacunes, les impacts du changement et les équipes et employés concernés par la migration sont identifiés. Lorsque vous élaborez votre stratégie de communication, suivez le processus de communication au sein de votre organisation afin de concevoir au mieux les messages et les activités cloud.
3.3 Créer une stratégie et un plan d'engagement
De quoi s'agit-il ?
La stratégie et le plan d'engagement définissent une approche systématique qui décrit les manières spécifiques par lesquelles un individu, un groupe de parties prenantes ou une organisation abordera les changements induits par la transformation cloud. L'objectif du plan d'engagement est de maintenir l'engagement et la concentration de toutes les principales parties prenantes sur les résultats métier souhaités de la transformation cloud. L'identification des parties prenantes et leur implication de manière appropriée tout au long du processus de changement sont essentielles à la réussite du projet. La stratégie et le plan doivent inclure les contributions du chef de projet cloud, du responsable de l'accélération du changement, du responsable de la formation, des membres de l'équipe d'évaluation du niveau de préparation, du service de formation interne et des ressources humaines.
Pourquoi est-ce utile ?
La stratégie et le plan d'engagement renforcent l'implication au sein et en dehors de l'équipe de transformation cloud. Cela garantit que les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations, afin qu'elles puissent participer au bon moment et de la bonne manière. Cela fonctionne comme une fonction de forçage qui permet de gérer de manière proactive le rythme et la quantité de changements que chaque groupe de parties prenantes doit subir à une étape spécifique du projet afin d'éviter une surcharge. En créant une stratégie et un plan d'engagement, vous impliquez activement les parties prenantes, ce qui peut aider à mieux identifier, gérer et éviter les obstacles potentiels. L'engagement organisationnel supplémentaire et la capacité de changement en matière de transformation du cloud qui en résultent maximisent encore le potentiel de réussite d'une transition vers l'adoption du cloud.
Quand l'utilisez-vous ?
Utilisez une stratégie et un plan d'engagement une fois que vous avez terminé votre travail préliminaire d'évaluation des parties prenantes, de création d'une stratégie et d'un plan d'accélération du changement, ainsi que d'une stratégie et d'un plan de communication. Ces documents peuvent servir à obtenir un soutien continu et à bénéficier de l'influence des parties prenantes.
3.4 Créer une stratégie et un plan de formation
De quoi s'agit-il ?
Une stratégie et un plan de formation définissent la formation qui doit être dispensée, ainsi que le processus d'élaboration et de prestation du programme de formation. Ces documents aident les utilisateurs à établir des liens entre les informations qu'ils ont reçues de l'équipe de communication et la façon dont ils travailleront à l'avenir pour mener à bien leurs fonctions dans un état futur transformé par le cloud. Pour proposer une formation qui répond aux exigences de votre équipe cloud, il est essentiel de créer un programme de formation qui identifie les besoins de formation, qui décrit la formation pour répondre à ces besoins, qui développe et qui dispense la formation. La stratégie de formation décrit l'approche et le processus qui seront suivis pour créer et implémenter le programme de formation sur la migration vers le cloud ou la modernisation du cloud. Elle comprend une évaluation des besoins d'apprentissage, une approche de haut niveau pour développer et implémenter le programme de formation, ainsi qu'une vue d'ensemble du processus de développement des supports de formation.
Une stratégie de formation est un document qui exprime les objectifs et les méthodes des activités d'apprentissage et d'habilitation d'une organisation. Un plan de formation inclut des informations détaillées sur les activités de formation qui aborderont les stratégies et atteindront les objectifs de migration, de modernisation ou de transformation cloud. Le plan décrit chaque artefact et événement de formation et précise la date de diffusion, le public cible, le message détaillé, le format de la formation, le créateur, l'approbateur et le formateur pour chaque événement. La stratégie de formation est généralement mise à jour peu fréquemment, tandis que le plan de formation est mis à jour fréquemment (habituellement tous les mois).
Une analyse des besoins d'apprentissage AWS
Au-delà des compétences techniques AWS, les autres compétences, les nouvelles méthodes de travail, la formation liée aux processus et la formation méthodologique devront peut-être faire partie de votre stratégie et de votre plan de formation globaux. Par exemple, si votre organisation essaie de favoriser une meilleure collaboration, votre stratégie et votre plan devront peut-être expliquer comment travailler de concert à l'aide d'outils de collaboration. Si votre organisation passe d'un modèle en cascade à une approche agile, vous devrez dispenser une formation sur la méthode agile, les outils, les processus et les cadences. D'autres exemples courants sont l'analytique des données et les compétences en leadership cloud.
Pourquoi est-ce utile ?
L'élaboration d'une stratégie et d'un plan de formation permet à une organisation d'aligner ses connaissances, ses compétences et ses capacités sur les objectifs organisationnels tout en démontrant la valeur des investissements dans les programmes de formation.
Une analyse des besoins d'apprentissage AWS produit des recommandations de formation afin de parvenir à une croissance continue et fournit une approche axée sur les données pour permettre aux employés de mieux comprendre le cloud, avec une application pratique des résultats.
Quand l'utilisez-vous ?
La stratégie de formation et les efforts de planification commencent dès le début de votre projet de transformation cloud. Au cours de cette phase, les lacunes et les impacts des changements sont déterminés, et les équipes et les employés concernés par la migration ou la modernisation sont identifiés.
Une analyse des besoins d'apprentissage AWS peut être réalisée avant le début d'un programme, afin de définir les compétences de l'organisation, ou elle peut être exécutée plus tard au cours du programme, une fois que la transformation cloud a été annoncée et que les dirigeants cherchent à budgétiser et à planifier le programme de formation.
3.5 Créer une stratégie et un plan d'atténuation des risques
De quoi s'agit-il ?
Une stratégie et un plan d'atténuation des risques visent à éliminer, réduire ou contrôler l'impact de l'exposition d'une organisation à des risques potentiels en temps opportun. Ces documents fournissent un mécanisme permettant d'évaluer périodiquement le déroulement de la transformation cloud à l'aide d'un outil d'évaluation qui évalue les risques de manière cohérente dans l'ensemble du programme et qui peut être utilisé à un rythme régulier ou lors d'une cérémonie Scrum. En utilisant une stratégie et un plan d'atténuation des risques, vous pouvez déterminer les priorités d'action et évaluer les risques avant qu'ils ne se transforment en problèmes. Les propriétaires peuvent être chargés de la gestion des risques et des mesures correctives. Ces documents définissent les dimensions selon lesquelles l'équipe chargée de l'accélération du changement peut catégoriser les risques, par exemple : vision et clarté, culture, implication, communications, conservation et engagement, compétences et capacités.
Pourquoi est-ce utile ?
La mise en place d'un processus d'atténuation des risques offre un moyen structuré de disposer d'une visibilité sur les problèmes liés aux personnes susceptibles de bloquer, de faire dérailler ou de retarder une transformation cloud. Cela permet un examen cohérent de l'état du projet à mesure que l'équipe passe par les phases désignées du cycle de vie du programme. Ce processus permet de garantir que les livrables respectent les délais et le budget, mais aussi qu'ils sont produits avec une qualité élevée. Il propose également une approche intégrée avec l'équipe de transformation cloud pour identifier, évaluer et gérer les risques.
Quand l'utilisez-vous ?
Utilisez une stratégie d'atténuation des risques et planifiez le lancement du programme pour concevoir le format et établir les dimensions des risques. Examinez régulièrement la stratégie et le plan, et mettez-les à jour au besoin.
3.6 Élaborer une feuille de route des sponsors
De quoi s'agit-il ?
Une feuille de route des sponsors est un document qui encourage les dirigeants à démontrer leur soutien à l'évolution des processus et des comportements dans le cadre de la transformation cloud et de la transition vers l'organisation de l'état futur. Elle permet de collaborer avec les dirigeants et de promouvoir les avantages et la valeur de l'organisation de l'état futur, d'élaborer un plan de support complet et de tenir les dirigeants responsables des actions qui leur sont demandées dans le cadre d'un alignement stratégique avec la transformation cloud.
Pourquoi est-ce utile ?
Le parrainage actif et visible est le principal moteur d'une migration vers le cloud, ainsi que d'une modernisation et d'une adoption du cloud réussies. Un engagement et une présence actifs sont essentiels pour établir les comportements souhaités que l'on attend des personnes et des organisations. Un processus structuré garantit la cohérence des messages et contribue à atteindre les objectifs organisationnels prévus. Les individus suivront si leurs dirigeants communiquent régulièrement et adoptent les comportements que l'on attend d'eux.
Quand l'utilisez-vous ?
Assurez l'implication des sponsors dès le début de la modernisation et de la migration vers le cloud. Fournissez aux dirigeants et aux responsables de la modernisation et de la migration vers le cloud une connaissance et une compréhension générales du processus de parrainage. Intégrez les sponsors de manière appropriée et communiquez des descriptions des rôles, des responsabilités, des messages clés, une feuille de route du parrainage et un calendrier. Insistez sur le message selon lequel l'équipe d'accélération du changement sera impliquée à chaque étape du processus afin de garantir son implication. Les messages clés renforcent la vision, les avantages et la valeur métier globale de la migration vers le cloud.
3.7 Élaborer un plan de durabilité
De quoi s'agit-il ?
Un plan de durabilité décrit les comportements de l'état futur et les structures organisationnelles souhaités au-delà des phases initiales de la modernisation et de la migration vers le cloud. Il permet d'établir l'adoption continue des technologies cloud, l'utilisation de modèles et de processus reproductibles, ainsi que les efforts de formation continus en phase avec l'évolution des technologies. Le plan de durabilité se poursuit au-delà de l'effort initial de transformation, de migration ou de modernisation du cloud pour concrétiser la vision initiale, la valeur métier et les avantages à long terme. Il renforce les processus et les comportements attendus dans le modèle d'état futur.
Pourquoi est-ce utile ?
Le plan de durabilité va au-delà de la phase initiale de migration vers le cloud dans le but de garantir les étapes nécessaires au soutien de l'adoption du modèle d'état futur et pour résister à l'épreuve du temps. Il fournit un mécanisme permettant de pérenniser la transformation cloud, à mesure que les personnes et les technologies évoluent au fil du temps.
Quand l'utilisez-vous ?
Développez un plan de durabilité lorsque la transformation cloud est en cours et que l'équipe a acquis de l'expérience avec le processus. Les équipes chargées de la modernisation et de la migration vers le cloud ont tendance à répéter et à expérimenter leur mode de fonctionnement, de sorte que la création d'un plan de durabilité trop tôt pourrait entraîner un certain remaniement. Alignez les activités de planification avec l'équipe de direction pour comprendre les attentes au-delà de la phase initiale de la modernisation et de la migration vers le cloud. Il est essentiel de prendre également en compte les changements organisationnels, les lacunes dans les postes, les rôles, les responsabilités et les communications, les besoins de formation supplémentaires et les bibliothèques ou référentiels de connaissances. À mesure que le projet progresse et que l'équipe travaille plus rapidement et se met à l'échelle, le plan de durabilité pourrait évoluer. Il peut s'avérer nécessaire de saisir les besoins à partir des mises à jour hebdomadaires du statut, afin de s'assurer que le plan de durabilité reste à jour et précis.
