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Point 6. Faire en sorte que cela perdure

Faire en sorte que cela perdure s'appuie sur le cadre d'accélération du changement et renforce la durabilité pour résister à l'épreuve du temps. Dans ce flux de travail, vous créez des boucles de rétroaction pour les modèles reproductibles et les enseignements tirés, vous gérez activement l'adoption et vous créez un plan de durabilité et de post-implémentation afin que l'équipe d'accélération du changement puisse être dissoute et que les changements, les comportements et la culture créés puissent être gérés de manière opérationnelle et passive (plutôt qu'active). Faire en sorte que cela perdure comporte trois sous-points :

6.1 Établir une boucle de rétroaction

6.2 Créer une liste de contrôle pour la gestion des adoptions

6.3 Développer un plan de post-implémentation et de durabilité

6.1 Établir une boucle de rétroaction

De quoi s'agit-il ?

Une boucle de rétroaction permet à une organisation d'ajuster ses performances en donnant aux employés la possibilité de réagir de manière saine et authentique aux changements résultant de la transformation cloud. Les principaux objectifs d'une boucle de rétroaction sont de favoriser le partage d'informations bidirectionnel, d'impliquer les principales parties prenantes tout au long du projet et de collecter des informations pour surveiller l'efficacité de la communication. Parmi les canaux utiles pour les boucles de rétroaction figurent les entretiens individuels, les groupes de discussion, les réunions d'équipe, de service et de personnel, les enquêtes d'engagement ou de préparation organisationnelle, les portails de communication et les boîtes aux lettres de projet. Si votre organisation utilise un outil de médias sociaux, vous pouvez également surveiller ces canaux pour recueillir des rétroactions sous forme de commentaires, de ressentis, de mentions « J'aime » ou « Je n'aime pas », de trafic, etc. 

Pourquoi est-ce utile ?

La mise en place d'une boucle de rétroaction vous permet de recueillir les réactions honnêtes des parties prenantes et d'affiner (mais aussi d'améliorer continuellement) les activités d'accélération du changement sur la base de données réelles. Un outil facile à utiliser facilite la collecte, l'analyse et l'intégration des commentaires dans les activités de transformation cloud. Cependant, une boucle de rétroaction devient performante et efficace lorsque vous agissez sur les commentaires, que vous communiquez que les commentaires ont été reçus et que vous identifiez les modifications apportées à la suite de ces commentaires. Cela permet au programme de s'améliorer directement grâce aux commentaires et de gagner en crédibilité grâce aux commentaires indirects. 

Quand l'utilisez-vous ?

Idéalement, les boucles de rétroaction devraient être intégrées au plan dans le cadre de la mesure. Lors de la conception du processus de commentaires, déterminez un délai raisonnable pour répondre aux demandes ou aux commentaires. Tenez compte de la rapidité avec laquelle vous devez fournir des commentaires par rapport à la rapidité et à la cadence du programme. Par exemple, les commentaires recueillis sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire et mensuelle peuvent ensuite être utilisés comme contribution à une réunion rétrospective Scrum. 

6.2 Créer une liste de contrôle pour la gestion des adoptions

De quoi s'agit-il ?

Une liste de contrôle de gestion des adoptions permet de garantir l'efficacité des activités d'accélération du changement et d'évaluer l'adoption globale de la transformation cloud. La liste de contrôle de gestion des adoptions confirme que les dirigeants et les parties prenantes sont préparés, engagés et comprennent les avantages et la valeur métier de la transition vers un nouveau modèle d’exploitation cloud. Cette activité suppose que tous les plans fondamentaux sont élaborés et approuvés pour l'implémentation, y compris les politiques et plans de changement, de communication, de gestion des risques et de formation. 

Pourquoi est-ce utile ?

Une liste de contrôle de gestion des adoptions est utile pour suivre huit facteurs clés de réussite associés à la transformation cloud : un leadership visible et engagé, un besoin de changement irréfutable, une orientation claire, une large participation, des communications ciblées et efficaces, un programme unique, des objectifs mesurables et une gestion de projet rigoureuse. 

Quand l'utilisez-vous ?

L'examen trimestriel de la liste de contrôle de gestion des adoptions fournit un horizon de planification intermédiaire à l'équipe chargée de la transformation cloud, ainsi qu'une flexibilité suffisante pour apporter les ajustements nécessaires. Lorsque les plans d'action sont créés à la suite des résultats, ils peuvent être suivis dans le cadre des activités Scrum régulières (hebdomadaires ou bihebdomadaires).

6.3 Développer un plan de post-implémentation et de durabilité

De quoi s'agit-il ?

Un plan de post-implémentation et de durabilité est un document qui aide une organisation à atteindre ses objectifs à long terme, même lorsque l'équipe dédiée à la transformation cloud est dissoute. L'objectif de ce plan est de permettre aux organisations de s'assurer que les mécanismes liés aux personnes restent en place après un effort de transformation cloud. 

Pour garantir que le changement persiste, qu'il est intégré et durable, tenez compte des points suivants : 

Pourquoi est-ce utile ?

Lorsqu'une étape majeure du processus de transformation cloud (telle que la migration ou la modernisation) est terminée, des changements supplémentaires sont susceptibles d'apparaître. Il est essentiel de créer un plan stratégique à long terme pour soutenir ces changements. Par exemple, le changement de culture ou de comportement dans un domaine de l'organisation peut entraîner un changement de processus dans un autre domaine, ou un changement peut devoir être répété dans d'autres unités commerciales. 

Quand l'utilisez-vous ?

Chaque transformation cloud implique un certain nombre de parties prenantes et de responsables de l'implémentation du plan d'accélération du changement. Il est important de déterminer qui devrait être impliqué dans la durabilité continue du projet de changement. Vous pouvez ensuite définir des délais pour réévaluer et revoir la propriété continue à intervalles réguliers après l'achèvement officiel du projet (par exemple, après 3 mois, 6 mois ou 12 mois, selon la durée du projet). Selon les exigences du projet, vous devrez peut-être également élaborer un plan d'amélioration continue ou un plan de révision continue pour surveiller et évaluer votre changement. Un plan d'amélioration continue peut inclure les éléments suivants : 

Outre l'évaluation des parties prenantes en matière de durabilité, assurez-vous que les communications planifiées se poursuivent au-delà de la transformation cloud initiale. Assurez-vous que les champions de la communication sont prêts à accepter la transition et que l'équipe est correctement formée, qu'elle a le temps d'accomplir les tâches et qu'elle est prête à soutenir le programme sur le plan technologique. Identifiez les ressources appropriées pour gérer la communication continue à la fin du projet actif de modernisation et de migration vers le cloud. Les principales mesures à envisager sont les suivantes : 

En outre, vous devrez combler les lacunes en matière de formation découvertes après la modernisation ou la migration vers le cloud. Les principales considérations sont les suivantes : 

Lorsque vous incluez ces activités dans votre plan de durabilité, votre organisation pourra mieux comprendre dans quelle mesure le changement persiste au sein de l'organisation. Être patient, persévérant, guidé par les données et méthodique aidera votre organisation à adhérer au plan de durabilité.