Configuration des paramètres de rapport par e-mail pour un QuickSight tableau de bord - Amazon QuickSight

Les traductions sont fournies par des outils de traduction automatique. En cas de conflit entre le contenu d'une traduction et celui de la version originale en anglais, la version anglaise prévaudra.

Configuration des paramètres de rapport par e-mail pour un QuickSight tableau de bord

 S'applique à : édition Enterprise 

Dans l'édition Amazon QuickSight Enterprise, vous pouvez envoyer un rapport par e-mail à partir de n'importe quelle feuille d'un tableau de bord. Vous pouvez envoyer des rapports à partir de tableaux de bord interactifs et de feuilles de rapports paginés. Les planifications incluent des paramètres indiquant quand les envoyer, le contenu à inclure et les destinataires de l'e-mail. Vous pouvez consulter un exemple de rapport et une liste des jeux de données utilisés dans le rapport. Pour configurer ou modifier le calendrier envoyé à partir d'un tableau de bord, assurez-vous que vous êtes propriétaire ou copropriétaire du tableau de bord.

Si vous avez accès au tableau de bord, vous pouvez modifier vos options d'abonnement en ouvrant l'affichage du tableau de bord. Pour en savoir plus sur la façon dont cela fonctionne, consultez la rubrique Abonnement à des rapports par e-mail sur Amazon QuickSight.

Les options de planification disponibles pour un rapport envoyé par e-mail sont les suivantes :

  • Envoyer une fois (Ne pas répéter) : envoie le rapport une seule fois à la date et l'heure de votre choix.

  • Chaque jour : se répète chaque jour à l'heure de votre choix.

  • Chaque semaine : se répète chaque semaine le même jour ou les mêmes jours à l'heure de votre choix. Vous pouvez également utiliser cette option pour envoyer des rapports à intervalles hebdomadaires, par exemple toutes les deux semaines ou toutes les trois semaines.

  • Chaque mois : se répète chaque mois le même jour du mois à l'heure de votre choix. Vous pouvez également utiliser cette option pour envoyer des rapports certains jours du mois, comme le deuxième mercredi ou le dernier vendredi de chaque mois.

  • Chaque année : se répète chaque année le même jour du mois ou des mois sélectionnés à l'heure de votre choix. Vous pouvez également utiliser cette option pour envoyer des rapports à des jours spécifiques ou à des séries de jours au cours de certains mois. Par exemple, vous pouvez configurer un rapport pour qu'il soit envoyé le premier lundi de janvier, de mars et de septembre, ou le 14 juillet, ou le deuxième jour de février, d'avril et de juin de chaque année.

  • Personnalisé : configurez votre rapport planifié qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Vous pouvez personnaliser le titre du rapport, l'objet facultatif de l'e-mail et le corps du texte.

Bien que vous puissiez configurer le rapport de manière à ce que tous ceux qui y ont accès en reçoivent une copie, ce n'est généralement pas la meilleure solution. Nous recommandons de limiter les e-mails automatisés, en particulier ceux envoyés à des groupes. Vous pouvez commencer avec un petit nombre d'abonnés en choisissant des personnes spécifiques dans la liste d'accès. Vérifiez la politique de votre entreprise avant d'abonner un utilisateur à un abonnement.

Vous pouvez directement ajouter des personnes à un abonnement aux rapports en procédant comme suit :

  • (Recommandé) Choisissez les destinataires à partir de la liste d'accès fournie pour spécifier et tenir à jour une liste des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer des rapports par e-mail. Vous pouvez utiliser la zone de recherche pour chercher des personnes à partir de leur adresse e-mail ou nom de groupe.

  • Pour envoyer des rapports à tous les abonnés du tableau de bord, choisissez Envoyer un rapport par e-mail à tous les utilisateurs ayant accès au tableau de bord lorsque vous y êtes invité.

Tout autre utilisateur souhaitant recevoir les e-mails peut ouvrir le tableau de bord et définir ses propres options d'abonnement pour s'inscrire ou se désinscrire.

Important

Lorsque vous partagez le tableau de bord avec de nouveaux noms QuickSight d'utilisateur ou de nouveaux groupes, ils commencent automatiquement à recevoir les rapports par e-mail. Si vous ne souhaitez pas que cela se produise, vous devez modifier les paramètres des rapports chaque fois que vous ajoutez des personnes au tableau de bord.

Pour les calendriers d'e-mails existants, vous pouvez suspendre le calendrier dans Amazon QuickSight pendant que vous apportez des modifications. Dans le volet Planifications, vous pouvez suspendre ou reprendre un rapport planifié à l'aide du bouton qui apparaît sous chaque rapport. La suspension d'un rapport ne supprime pas le calendrier du rapport de QuickSight.

Schedule name toggle switch with "Scheduled" label indicating active status.

Si votre rapport inclut des représentations visuelles personnalisées, sachez que vous ne pouvez pas inclure d'images provenant d'un réseau privé dans un rapport envoyé par e-mail, même si vous pouvez accéder aux images. Si vous souhaitez inclure une image, utilisez une image disponible publiquement.

Avant de commencer, assurez-vous que vous utilisez l'édition Amazon QuickSight Enterprise et que vous avez partagé le tableau de bord avec les destinataires prévus.

Pour créer ou modifier un rapport envoyé par e-mail

  1. Ouvrez Amazon QuickSight et choisissez Dashboards dans le volet de navigation de gauche.

  2. Ouvrez un tableau de bord pour configurer son rapport envoyé par e-mail.

  3. En haut à droite, choisissez Planifications, puis Planifications.

  4. Choisissez AJOUTER UNE PLANIFICATION.

    Clock icon highlighted in a toolbar with other icons for various functions.

  5. Dans le volet Nouvelle planification qui apparaît, saisissez le nom de la planification. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une description pour le nouvelle planification.

    Form for creating a new schedule with fields for name and optional description.

  6. Dans l'onglet Contenu, basculez entre les options PDF, CSV ou Excel pour choisir le format du rapport. Les formats CSV et Excel sont actuellement pris en charge pour les rapports paginés.

  7. Dans le menu déroulant Feuille de l'onglet Contenu, choisissez la feuille pour laquelle vous souhaitez planifier un rapport.

    Si vous choisissez CSV ou Excel, choisissez les représentations visuelles du tableau ou du tableau croisé dynamique des feuilles du tableau de bord que vous souhaitez inclure dans le rapport. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 5 représentations visuelles pour chaque planification.

    Si vous choisissez Excel, un classeur Excel est généré comme sortie finale.

    Content selection interface showing PDF, CSV, and Excel options with expandable sheets and tables.

  8. Dans l'onglet Dates, choisissez la fréquence du rapport dans le menu déroulant Répéter. En cas de doute, choisissez Envoyer une fois (Ne pas répéter).

  9. Dans Date de début, choisissez la date de début et d'exécution auxquelles vous souhaitez envoyer le premier rapport.

  10. Dans Fuseau horaire, choisissez le fuseau horaire dans le menu déroulant.

    Form fields for scheduling a recurring event, including date, time, and timezone options.

  11. Dans l'onglet E-mail, pour Objet de l'e-mail, saisissez un objet personnalisé ou laissez l'objet vide pour utiliser le titre du rapport.

  12. Entrez les adresses e-mail associées au nom du QuickSight groupe des utilisateurs ou des groupes auxquels vous souhaitez recevoir le rapport. Vous pouvez également sélectionner la case Envoyer à tous les utilisateurs ayant un accès pour envoyer le rapport à tous les utilisateurs ayant accès au tableau de bord de votre compte.

  13. Dans En-tête d'e-mail, saisissez l'en-tête que vous souhaitez que le rapport envoyé par e-mail affiche.

  14. (Facultatif) Dans Contenu de l'e-mail, laissez cette partie vide ou saisissez un message personnalisé à afficher au début de l'e-mail.

    Email form with fields for subject, recipients, and body text options.

  15. (Facultatif) Pour les pièces jointes PDF, vous pouvez choisir Inclure la feuille dans le contenu de l'e-mail pour afficher la première page de l'instantané PDF dans le contenu de l'e-mail.

    File attachment options for PDF, CSV, and Excel with download link and file size details.

  16. Choisissez la méthode de pièce jointe que le rapport doit utiliser. Les options suivantes sont disponibles.

    • Pièce jointe : télécharge une pièce jointe de l'instantané dans l'e-mail. La taille de l'e-mail ne doit pas dépasser 10 Mo. Cette limite inclut toutes les pièces jointes.

    • Lien de téléchargement : ajoute un lien vers le contenu de l'e-mail auquel les utilisateurs peuvent accéder pour télécharger le rapport instantané. Lorsqu'un utilisateur choisit le lien de téléchargement, il est invité à se connecter avant que le rapport ne commence à être téléchargé. Le lien expire un an après l'envoi du rapport.

  17. (Facultatif, recommandé) Pour envoyer un échantillon du rapport avant d'enregistrer les modifications, choisissez Envoyer un rapport d'essai. Cette option s'affiche à côté du nom d'utilisateur du propriétaire du tableau de bord.

  18. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • (Recommandé) Choisissez Enregistrer pour confirmer vos saisies.

    • Pour envoyer immédiatement un rapport, choisissez Enregistrer et exécuter maintenant. Le rapport est envoyé immédiatement, même si votre calendrier commence plus tard.

      Save button with dropdown arrow and Send Test button in a user interface.