OPS02-BP02 Proses dan Prosedur memiliki pemilik teridentifikasi - Pilar Keunggulan Operasional
Panduan implementasiSumber daya

Terjemahan disediakan oleh mesin penerjemah. Jika konten terjemahan yang diberikan bertentangan dengan versi bahasa Inggris aslinya, utamakan versi bahasa Inggris.

OPS02-BP02 Proses dan Prosedur memiliki pemilik teridentifikasi

Pahami siapa pemegang kepemilikan atas definisi dari masing-masing proses dan prosedur, alasan prosedur dan proses tertentu digunakan, serta alasan adanya kepemilikan tersebut. Dengan memahami alasan untuk menggunakan proses dan prosedur tertentu, peluang pengembangan dapat lebih mudah diidentifikasi.

Hasil yang diinginkan: Organisasi Anda memiliki serangkaian proses dan prosedur yang terdefinisi dengan baik dan terpelihara untuk tugas-tugas operasional. Proses dan prosedur-prosedur tersebut disimpan di lokasi terpusat dan tersedia untuk anggota tim Anda. Proses dan prosedur-prosedur sering diperbarui, dengan kepemilikan yang ditetapkan dengan jelas. Jika memungkinkan, skrip, templat, dan dokumen otomatisasi diimplementasikan sebagai kode.

Anti-pola umum:

  • Proses tidak didokumentasikan. Mungkin terdapat skrip yang terfragmentasi di stasiun kerja operator yang terisolasi.

  • Pengetahuan tentang cara menggunakan skrip dipegang oleh beberapa individu perorangan atau secara informal sebagai pengetahuan tim.

  • Proses warisan sudah harus diperbarui, tetapi kepemilikan pembaruan masih tidak jelas, dan penulis aslinya sudah bukan bagian dari organisasi.

  • Proses dan skrip tidak dapat ditemukan, sehingga tidak tersedia saat diperlukan (misalnya, dalam merespons sebuah insiden).

Manfaat menjalankan praktik terbaik ini:

  • Proses dan prosedur-prosedur akan meningkatkan upaya Anda untuk mengoperasikan beban kerja Anda.

  • Anggota tim baru menjadi lebih efektif dengan lebih cepat.

  • Mengurangi waktu mitigasi insiden.

  • Anggota tim (dan tim) yang berbeda dapat menggunakan proses dan prosedur yang sama secara konsisten.

  • Tim dapat menskalakan proses mereka dengan proses yang dapat diulang.

  • Proses dan prosedur standar membantu mengurangi dampak pengalihan tanggung jawab beban kerja antar-tim.

Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak diterapkan: Tinggi

Panduan implementasi

  • Proses dan prosedur-prosedur memiliki pemilik yang jelas untuk bertanggung jawab atas penetapannya.

    • Identifikasi aktivitas operasi yang dijalankan untuk mendukung beban kerja Anda. Buatlah dokumentasi dari aktivitas ini di lokasi yang mudah ditemukan.

    • Identifikasi secara khusus individu atau tim yang bertanggung jawab atas spesifikasi dari sebuah aktivitas. Mereka bertanggung jawab untuk memverifikasi bahwa aktivitas dapat dijalankan dengan sukses oleh anggota tim yang memiliki keterampilan memadai serta memiliki izin, akses, serta alat yang sesuai. Jika terdapat masalah saat menjalankan aktivitas tersebut, maka anggota tim yang menjalankannya bertanggung jawab untuk memberikan umpan balik mendetail yang diperlukan agar aktivitas tersebut dapat ditingkatkan.

    • Rekam kepemilikan dalam metadata artefak aktivitas melalui layanan seperti AWS Systems Manager, melalui dokumen, dan AWS Lambda. Rekam kepemilikan sumber daya menggunakan grup sumber daya atau tanda, yang menentukan informasi kontak dan kepemilikan. Gunakan AWS Organizations untuk membuat kebijakan penandaan dan merekam informasi kontak serta kepemilikan.

  • Seiring waktu, prosedur ini harus dikembangkan agar dapat dijalankan sebagai kode, sehingga mengurangi kebutuhan akan campur tangan manusia.

    • Misalnya, pertimbangkan fungsi AWS Lambda, templat CloudFormation, atau dokumen AWS Systems Manager Automation.

    • Jalankan kontrol versi di repositori yang sesuai.

    • Sertakan tanda sumber daya yang sesuai sehingga pemilik dan dokumentasi dapat diidentifikasi dengan mudah.

Contoh pelanggan

AnyCompany Retail mendefinisikan kepemilikan sebagai tim atau individu perseorangan yang memiliki proses untuk suatu aplikasi atau kelompok aplikasi (yang memiliki teknologi dan praktik arsitektur yang sama). Awalnya, proses dan prosedur didokumentasikan dalam bentuk panduan langkah demi langkah di dalam sistem manajemen dokumen, yang dapat ditemukan menggunakan tanda pada Akun AWS yang meng-host aplikasi dan di kelompok sumber daya tertentu yang ada di dalam akun. Mereka memanfaatkan AWS Organizations untuk mengelola Akun AWS mereka. Seiring waktu, proses-proses tersebut dikonversi menjadi kode, dan sumber daya didefinisikan dengan menggunakan infrastruktur sebagai kode (seperti templat CloudFormation atau AWS Cloud Development Kit (AWS CDK)). Proses operasional menjadi dokumen otomatisasi di dalam AWS Systems Manager atau fungsi AWS Lambda, yang dapat diaktifkan sebagai tugas terjadwal, sebagai respons terhadap peristiwa-peristiwa seperti alarm CloudWatch AWS atau peristiwa EventBridge AWS, atau diaktifkan berdasarkan permintaan di dalam platform manajemen layanan IT (ITSM). Semua proses memiliki tanda untuk mengidentifikasi kepemilikan. Dokumentasi untuk otomatisasi dan proses dipertahankan di halaman wiki yang dihasilkan oleh repositori kode untuk proses tersebut.

Langkah-langkah implementasi

  1. Dokumentasikan proses dan prosedur yang ada.

    1. Tinjau dan terus perbarui proses dan prosedur tersebut.

    2. Identifikasi pemilik untuk setiap proses atau prosedur.

    3. Tempatkan mereka di bawah kontrol versi.

    4. Jika memungkinkan, bagikan proses dan prosedur-prosedur itu di seluruh beban kerja dan lingkungan yang berbagi desain arsitektur.

  2. Buat mekanisme untuk umpan balik dan perbaikan.

    1. Tentukan kebijakan untuk frekuensi peninjauan proses.

    2. Tentukan proses untuk peninjau dan pemberi persetujuan.

    3. Implementasikan permasalahan-permasalahan atau antrean tiket untuk umpan balik yang akan diberikan dan dilacak.

    4. Jika memungkinkan, proses dan prosedur harus memiliki klasifikasi risiko dan persetujuan di awal dari dewan persetujuan perubahan (CAB).

  3. Verifikasi bahwa proses dan prosedur dapat diakses dan ditemukan oleh orang-orang yang perlu menjalankannya.

    1. Gunakan tanda untuk menunjukkan di mana proses dan prosedur dapat diakses untuk beban kerja.

    2. Gunakan pesan kesalahan dan peristiwa yang dapat dipahami untuk menunjukkan proses atau prosedur yang sesuai untuk mengatasi sebuah permasalahan.

    3. Gunakan wiki dan manajemen dokumen, dan jadikan proses dan prosedur dapat dicari secara konsisten di seluruh organisasi.

  4. Gunakan Amazon Q Business, sebuah asisten percakapan yang menggunakan AI generatif untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja, menjawab pertanyaan, dan menyelesaikan tugas berdasarkan informasi dalam sistem perusahaan Anda.

    1. Hubungkan Amazon Q Business ke sumber data perusahaan Anda. Amazon Q Business menawarkan konektor-konektor bawaan ke lebih dari 40 sumber data yang didukung, termasuk Amazon S3, Microsoft SharePoint, Salesforce, dan Atlassian Confluence. Untuk informasi selengkapnya, silakan lihat Konektor Amazon Q.

  5. Lakukan otomatisasi jika perlu.

    1. Otomatisasi harus dikembangkan ketika layanan dan teknologi menyediakan API.

    2. Berikan edukasi secara memadai tentang proses. Kembangkan kisah dan persyaratan pengguna untuk mengotomatiskan proses-proses tersebut.

    3. Ukur penggunaan proses dan prosedur Anda dengan sukses, dengan masalah-masalah untuk mendukung perbaikan berulang.

Tingkat upaya untuk rencana implementasi: Sedang

Sumber daya

Praktik-praktik terbaik terkait:

Dokumen terkait:

Lokakarya terkait:

Video terkait:

Layanan terkait: