Best practice per l'invio di e-mail

Mettiti al posto del cliente. Chiediti se il messaggio che stai inviando è qualcosa che vorresti ricevere nella tua casella di posta. Se la risposta non è decisamente affermativa, probabilmente non dovresti inviarlo.

Alcuni settori hanno una reputazione di pratiche di invio di e-mail di scarsa qualità o addirittura dannose. Se operi nei seguenti settori, devi monitorare la tua reputazione in modo rigoroso e risolvere subito i problemi:

Valuta attentamente gli indirizzi da cui invii i messaggi di posta elettronica. L'indirizzo del mittente è una delle prime informazioni visualizzate dai destinatari e quindi può lasciare una prima impressione duratura. Inoltre, alcuni ISPs associano la tua reputazione all'indirizzo del mittente.

Considera l'utilizzo di sottodomini per i diversi tipi di comunicazioni. Ad esempio, supponi di inviare e-mail dal dominio example.com e di voler inviare sia messaggi transazionali che di marketing. Piuttosto che inviare tutti i messaggi da example.com, invia i messaggi di marketing da un sottodominio come marketing.example.com e i messaggi transazionali da un sottodominio come orders.example.com. Sottodomini univoci sviluppano la propria reputazione. L'utilizzo di sottodomini riduce il rischio di danni alla reputazione se, ad esempio, le comunicazioni di marketing arrivano in una spam trap o attivano un filtro di contenuto.

Se prevedi di inviare un numero elevato di messaggi, non inviarli da un indirizzo ISP basato come sender@hotmail.com. Se un ISP nota un grande volume di messaggi provenienti da sender@hotmail.com, quell'e-mail viene trattata in modo diverso rispetto a un'e-mail proveniente da un dominio di invio di posta elettronica in uscita di tua proprietà.

Collabora con il tuo registrar di domini per assicurarti che le WHOIS informazioni relative al dominio siano accurate. Mantenere un up-to-date WHOIS registro onesto dimostra che apprezzi la trasparenza e consente agli utenti di identificare rapidamente se il dominio è legittimo.

Evita di utilizzare un indirizzo senza risposta, ad esempio no-reply@example.com, come indirizzo di origine o di risposta. L'utilizzo di un indirizzo e-mail no-reply@ indica chiaramente ai destinatari che non stai offrendo loro un modo per contattarti e che non ti interessa il loro feedback.

Implementa una strategia con doppio consenso. Quando gli utenti si iscrivono per ricevere email da te, invia loro un messaggio con un link di conferma e non iniziare a inviargli e-mail finché non confermano il loro indirizzo selezionando quel link. Una strategia con doppio consenso aiuta a ridurre il numero di hard bounce risultanti da errori ortografici.

Quando raccogli gli indirizzi e-mail con un modulo Web, esegui almeno una convalida di base quando gli indirizzi vengono inoltrati. Ad esempio, assicurati che gli indirizzi raccolti siano ben formati (ovvero nel formato recipient@example.com) e che si riferiscano a domini con record MX validi.

Presta attenzione quando consenti il passaggio non verificato di input definiti dall'utente ad Amazon Pinpoint. Le registrazioni ai forum e l'invio di moduli presentano rischi speciali perché il contenuto è completamente generato dagli utenti e gli spammer possono compilare i moduli inserendo propri contenuti. È tua responsabilità assicurarti di inviare e-mail solo con contenuti di alta qualità.

È altamente improbabile che un alias standard (ad esempio postmaster@, abuse@ o noc@) effettui la registrazione per ricevere le tue e-mail intenzionalmente. Assicurati di inviare messaggi solo a persone reali che desiderano effettivamente riceverli. Questa regola è particolarmente valida per gli alias standard, che sono abitualmente riservati per funzioni di sorveglianza e-mail.

Tieni presente le leggi e le normative sull'email marketing e antispam nei Paesi e nelle aree geografiche a cui invii email. È tua responsabilità assicurarti che l'e-mail che invii sia conforme a queste leggi. Questa guida non riguarda le suddette leggi, è perciò importante informarsi in modo specifico. Per un elenco di leggi, consulta la voce relativa alla legislazione anti-spam per paese su Wikipedia.

Consulta sempre un avvocato per ottenere adeguati pareri legali.

Organizza l'elenco dei destinatari per creare segmenti di clienti che hanno maggiori probabilità di aprire la tua email e di quelli che più probabilmente contrassegneranno il tuo messaggio come spam o annulleranno l'iscrizione.

Costruisci una base di fiducia con i provider e-mail inviando prima i messaggi alla parte più coinvolta del segmento.

Distribuisci la tua campagna su diverse ore durante il giorno, anziché inviare tutti i messaggi contemporaneamente.

Se possibile, non discostarti dalle normali abitudini di invio. Ad esempio, se in un giorno normale invii un'email alla tua lista di 1 milione di persone ma la dividi in due distribuzioni, una a partire dalle 8:00 e l'altra a mezzogiorno, ma se hai bisogno di inviarne 5 milioni in un giorno, inviali in modo frazionato come il solito giorno di invio.

Quando invii volumi di posta elettronica superiori a quelli normali, prova a inviare più messaggi del volume normale.

Ad esempio, se invii 250.000 e-mail in un giorno normale, prova a limitare gli eventi con volumi maggiori a un multiplo di tale importo, ad esempio 500.000 o 750.000. Limitare il volume di invio in questo modo dimostra ai provider e-mail che, sebbene invii più email del normale, stai comunque gestendo il volume con attenzione.

Prova a mantenere la percentuale di hard bounce al di sotto del 5%. Minore è il numero di hard bounce nel tuo programma di posta elettronica, più è ISPs probabile che i tuoi messaggi vengano considerati legittimi e preziosi. Questo tasso dovrebbe essere considerato un obiettivo ragionevole e raggiungibile, ma non è una regola universale. ISPs

Non noleggiare o acquistare mai elenchi di indirizzi e-mail. Questi elenchi possono contenere un gran numero di indirizzi non validi, il che potrebbe far aumentare drasticamente la frequenza di rimbalzo. Inoltre, questi elenchi potrebbero contenere spam trap, cioè indirizzi e-mail specificamente utilizzati per individuare mittenti illegittimi. Se i tuoi messaggi arrivano in una spam trap, le tue percentuali di consegna e la reputazione di mittente potrebbe venirne irrimediabilmente compromessi.

Mantieni il tuo elenco aggiornato. Se non hai inviato e-mail ai tuoi destinatari per un lungo periodo di tempo, prova a verificare lo stato dei tuoi clienti attraverso altri mezzi, come l'attività di accesso al tuo sito Web o lo storico degli acquisti.

Se non disponi di un metodo per verificare lo stato dei clienti, valuta la possibilità di inviare un messaggio e-mail di riconquista. Un tipico messaggio di riconquista afferma che non senti il cliente da qualche tempo e lo incoraggi a confermare che desidera ancora ricevere le tue e-mail. Dopo aver inviato un'email di riscatto, elimina tutti i destinatari che non hanno risposto dalle tue liste.

L'indirizzo e-mail del destinatario viene aggiunto a un elenco di eliminazione globale per un periodo di 14 giorni. Quando si invia un'e-mail e l'indirizzo del destinatario è presente nell'elenco di eliminazione, il messaggio viene comunque accettato. Tuttavia, Amazon Pinpoint non tenta di recapitare il messaggio al destinatario.

Quando si verifica il mancato recapito permanente di un'e-mail, è importante rimuovere l'indirizzo e-mail del destinatario dalle liste di distribuzione. Quando invii e-mail a un indirizzo presente nell'elenco di soppressione globale, Amazon Pinpoint genera eventi di rimbalzo, anche se l'e-mail non viene inviata. Questi eventi di mancato recapito sono considerati per il calcolo della percentuale di mancati recapiti dell'account. Se la percentuale di mancati recapiti è troppo elevata, è possibile che l'account venga sottoposto a una verifica per proteggere la relativa reputazione di mittente.

Prova a mantenere la percentuale di reclami al di sotto dello 0,1%. Minore è il numero di reclami presenti nel tuo programma di posta elettronica, più è ISPs probabile che i tuoi messaggi vengano considerati legittimi e preziosi. Questa percentuale dovrebbe essere considerata un obiettivo ragionevole e raggiungibile, ma non è una regola universale. ISPs

Se un cliente presenta un reclamo su un messaggio e-mail di marketing, devi immediatamente interrompere l'invio di e-mail di marketing a quel cliente. Tuttavia, se il tuo programma di posta elettronica include anche altri tipi di e-mail (ad esempio e-mail di notifica o transazionali), potrebbe essere accettabile continuare a inviare tali tipi di messaggi al destinatario che ha emesso il reclamo.

Come per gli hard bounce, se hai una lista a cui non invii email da un po' di tempo, assicurati che i destinatari capiscano perché ricevono i tuoi messaggi. È consigliabile inviare un messaggio di benvenuto ricordando loro chi sei e perché li contatti.

Verifica che l'indirizzo che stai utilizzando per ricevere notifiche di reclamo sia in grado di ricevere e-mail.

Assicurati che le notifiche di reclamo non vengano contrassegnate come spam dal tuo ISP sistema di posta elettronica.

Le notifiche di reclamo di solito contengono il corpo dell'e-mail. Questo è diverso dalle notifiche di rimbalzo, che includono solo le intestazioni delle e-mail. Tuttavia, nelle notifiche di reclamo l'indirizzo e-mail del soggetto che ha presentato il reclamo viene rimosso. Usa campi X-header personalizzati o identificatori speciali incorporati nel corpo dell'e-mail in modo da identificare l'indirizzo e-mail che ha presentato il reclamo. Questa tecnica è un modo semplice per identificare gli indirizzi che hanno presentato reclamo in modo che sia possibile rimuoverli dai tuoi elenchi di destinatari.

I moderni filtri di contenuto si adattano e cambiano continuamente in modo intelligente. Non si basano su un set di regole predefinito. Servizi di terze parti come ReturnPatho Litmus possono aiutarti a identificare i contenuti delle tue e-mail che potrebbero attivare filtri di contenuto.

Se l'URLse-mail contiene link, verifica che tali link non contengano liste di rifiuto, come quelle disponibili su URIBL.com e.org. SURBL

Evita di utilizzare abbreviazioni dei collegamenti. I mittenti malintenzionati potrebbero utilizzare abbreviatori di link per nascondere la destinazione effettiva di un link. Quando si ISPs accorgono che i servizi di abbreviazione dei link, anche quelli più affidabili, vengono utilizzati per scopi nefasti, potrebbero negare del tutto tali servizi. Se la tua email contiene un link a un servizio di abbreviazione dei link negato, non raggiungerà le caselle di posta dei tuoi clienti e il successo della tua campagna e-mail ne risentirà.

Verifica ogni link contenuto nell'email per verificare che punti alla pagina desiderata.

Assicurati che il tuo sito web includa i documenti relativi all'Informativa sulla privacy e alle Condizioni d'uso e che tali documenti siano aggiornati. È buona norma inserire un link a questi documenti in ciascuna e-mail inviata. Fornire i collegamenti a questi documenti dimostra che non hai nulla da nascondere ai clienti e questo può favorire lo sviluppo di una relazione di fiducia.

Se prevedi di inviare contenuti ad alta frequenza (come messaggi di «offerte giornaliere»), assicurati che il contenuto dell'e-mail sia diverso a seconda della distribuzione. Quando invii messaggi ad alta frequenza, devi assicurarti che tali messaggi siano tempestivi e pertinenti, anziché ripetitivi e fastidiosi.