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Verifica aziendale per le registrazioni gratuite
Quando invii una registrazione con un numero verde, la tua identità aziendale viene verificata utilizzando il numero di identificazione aziendale (ad esempio un EIN) fornito. Questa verifica conferma che la tua attività è legittima e che il nome dell'azienda sulla tua registrazione corrisponde ai registri ufficiali.
Perché è richiesta la verifica aziendale
La verifica aziendale è un requisito a livello di settore per la messaggistica gratuita. I corrieri utilizzano il numero di registrazione aziendale per confermare la tua identità rispetto ai registri commerciali ufficiali. Questo aiuta a prevenire le frodi, protegge le aziende legittime dall'impersonificazione e garantisce l'affidabilità del traffico di messaggistica gratuito.
Tipi di identificazione accettati
Il tipo di identificazione fornito deve corrispondere al paese in cui è registrata la tua attività. La tabella seguente elenca i tipi di identificazione più comuni per paese.
| Paese | Tipo di ID | Nome completo | Formato |
|---|---|---|---|
| Stati Uniti | VINCI | Numero identificativo del datore di lavoro | XX-XXXXXXX |
| Canada | CBN | Numero aziendale canadese | XXXXXXXXX(9 cifre) |
| Regno Unito | CRN | Numero di registrazione della società | XXXXXXXX(8 caratteri) |
| Australia | DIVIETO | Numero aziendale australiano | XX XXX XXX XXX(11 cifre) |
| Paesi dell'UE | VAT | Numero di identificazione IVA | Prefisso del paese + cifre (varia) |
| Nuova Zelanda | NZBN | Numero aziendale della Nuova Zelanda | XXXXXXXXXXXXX(13 cifre) |
| Brasile | CNPJ | Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica | XX.XXX.XXX/XXXX-XX |
Se il tuo Paese o il tuo tipo di identificazione non sono elencati sopra, scegli ALTRO e fornisci il numero ufficiale di registrazione aziendale nel formato rilasciato dall'autorità locale.
Come funziona la verifica
Quando invii la registrazione gratuita, vengono eseguite le seguenti fasi di verifica:
Il numero identificativo della tua azienda viene confrontato con i registri delle imprese di terze parti.
Il nome della società indicato nella registrazione viene confrontato con il nome associato al numero di identificazione nei registri ufficiali.
Se entrambi corrispondono, la verifica viene eseguita automaticamente e la registrazione procede alla revisione dei contenuti.
Se uno dei due controlli non va a buon fine, la registrazione viene negata con un motivo di mancata verifica aziendale.
Requisiti relativi alla denominazione
Il nome della società sulla registrazione deve corrispondere esattamente al nome legale associato al numero di registrazione dell'attività. Questa è la causa più comune di errori di verifica.
Importante
Usa il nome della tua persona giuridica (il nome riportato nei documenti costitutivi o nei registri IRS), non il nome commerciale, il DBA (doing business as) o il nome del marchio.
Ad esempio:
Corretto: «Acme Holdings LLC» (nome legale nei registri EIN)
Errato: «Acme» (nome commerciale) o «Acme Delivery» (DBA)
Quando la verifica fallisce
Se la verifica aziendale automatica fallisce, la registrazione viene negata. Puoi risolvere il problema caricando un documento ufficiale di registrazione aziendale che confermi la tua identità.
Documenti accettati
Carica uno dei seguenti documenti utilizzando il campo opzionale relativo al documento di registrazione aziendale nel modulo di registrazione:
IRS CP 575 — Lettera di conferma EIN (emessa quando l'EIN è stato originariamente assegnato)
IRS 147C — Lettera di verifica EIN (può essere richiesta all'IRS in qualsiasi momento)
Certificato di costituzione statale - Certificato di incorporazione o costituzione rilasciato dal vostro stato
Estratto ufficiale del registro delle imprese: per le aziende non statunitensi, un estratto ufficiale del registro delle imprese del vostro paese
Il documento deve indicare chiaramente sia il nome della persona giuridica che il numero di registrazione che corrispondono ai dati inseriti nel modulo.
Errori e soluzioni comuni nella verifica
| Failure reason (Motivo errore) | Causa | Soluzione |
|---|---|---|
| Mancata corrispondenza tra i nomi | Il nome dell'azienda sul modulo non corrisponde al nome associato al tuo BRN nei registri ufficiali | Aggiorna il nome della società con il nome esatto della tua persona giuridica come appare sulla tua costituzione o sui documenti IRS |
| Tipo di ID errato | Il tipo di identificazione selezionato non corrisponde al formato numerico fornito | Verifica di aver selezionato il tipo corretto (ad esempio, EIN per gli Stati Uniti, CBN per il Canada) e che il formato numerico corrisponda |
| Entità non trovata | Attività non presente nei database di verifica di terze parti | Carica un documento ufficiale di registrazione aziendale come prova di identità. Questo è comune per le aziende o le entità di recente costituzione che non sono presenti nei database commerciali. |
| DBA/trade nome utilizzato | La registrazione utilizza il nome «doing business as» anziché il nome della persona giuridica | Sostituiscilo con il nome legale indicato nei documenti di costituzione. Il tuo DBA può essere utilizzato in altri campi come il nome del marchio. |
| Azienda costituita di recente | L'azienda è stata costituita di recente e non è ancora apparsa nei database di verifica | Carica il tuo certificato di incorporazione o la lettera IRS CP 575 come documentazione di supporto |
Enti governativi
Le agenzie governative, i dipartimenti e i programmi governativi gestiti da appaltatori non sono elencati nei database aziendali commerciali (come Dun & Bradstreet). La verifica aziendale automatizzata non riesce per queste entità indipendentemente dalla modalità di compilazione del modulo di registrazione. Per evitare un errore di verifica, carica uno dei seguenti documenti IRS utilizzando il campo opzionale del documento di registrazione aziendale quando invii la registrazione per la prima volta:
IRS CP 575 — Lettera di conferma EIN (emessa quando l'IRS ha originariamente assegnato il tuo EIN).
IRS 147C — Lettera di verifica EIN (puoi richiederla in qualsiasi momento; consulta le istruzioni riportate di seguito).
IRS SS-4 — Domanda del numero di identificazione del datore di lavoro.
Un W-9 modulo non è accettato perché è autocertificato e non soddisfa gli standard di verifica dei documenti dell'IRS.
Come ottenere una lettera 147C
Se non disponi del CP 575 originale SS-4, puoi richiedere una lettera di verifica EIN 147C all'IRS:
Chiama la linea IRS Business and Specialty Tax al numero 1-800-829-4933.
Richiedi l'invio di una lettera 147C via fax alla tua organizzazione.
Nota
L'IRS in genere soddisfa le richieste 147C lo stesso giorno.
Corrispondenza dei nomi per gli enti governativi
Il nome dell'azienda sulla registrazione deve corrispondere esattamente al nome sulla lettera IRS. I nomi degli enti governativi a volte si estendono su più righe nei documenti IRS. Quando inserisci il nome nel modulo di registrazione, combina tutte le righe del nome con uno spazio e ometti i caratteri speciali ad eccezione dei trattini e delle e commerciali.
Ad esempio, se la lettera dell'IRS indica:
DEPARTMENT OF DEFENSE DEFENSE HEALTH AGENCY
Inserisci: DEPARTMENT OF DEFENSE DEFENSE HEALTH
AGENCY
Contractor-operated programmi
Se un programma governativo è gestito da un appaltatore privato, utilizza il codice EIN e il nome legale dell'agenzia governativa nel modulo di registrazione, non quelli del contraente. La registrazione deve identificare l'entità per conto della quale vengono inviati i messaggi.
