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# 3.2 Estratégia e plano de comunicação
## Visão geral
À medida que sua transformação digital começa a afetar sua organização e não está mais contida em um nível de liderança, os riscos da comunicação se tornam altos. Você deve solidificar sua mensagem sobre a necessidade de mudança e desenvolver planos marcantes para definir o público e os canais apropriados para fornecer e receber comunicações. O design inicial de uma estratégia de comunicação definirá quem é o público, o que as mensagens precisam transmitir, onde os membros do público-alvo receberão essas mensagens, quando os impactos e os apelos à ação serão revelados e como as comunicações serão monitoradas e medidas quanto ao alcance e eficácia.
No início das fases de planejamento, é importante desenvolver uma estratégia de comunicação, e sua implementação pode ser o fator determinante na recepção da transição e na adoção dos comportamentos pelo público. Por exemplo, os membros da equipe estão cientes e preparados para a saída do data center? Os gerentes sabem quando podem planejar para apoiar os planos de aprimoramento de habilidades de seus funcionários? Está claro para os líderes o que acontece se a adoção da nuvem parar ou parar?
O objetivo da estratégia de comunicação é fornecer uma abordagem ponderada e estruturada para entregar as mensagens certas às pessoas certas, no momento certo, durante todo o curso de sua transformação na nuvem. Há diferenças sutis entre uma estratégia de comunicação e um plano de comunicação. Veja como esses documentos são definidos na Amazon Web Services (AWS):
+ *Estratégia de comunicação* — Um documento que expressa as metas e os métodos das atividades de divulgação e comunicação de uma organização.
+ *Plano de comunicação* — Informações detalhadas sobre as atividades de comunicação que abordam a estratégia e alcançam os objetivos listados na estratégia. O plano descreve cada atividade com informações como data de entrega, público-alvo, mensagem detalhada, tipo de mídia, criador, aprovador e mensageiro.
Uma estratégia e um plano de comunicação eficazes podem oferecer benefícios significativos. Ele pode:
+ Aumente a conscientização e a compreensão da transformação da nuvem em toda a organização.
+ Alinhe as partes interessadas na visão, nas metas e no progresso da transformação.
+ Reduza a resistência à mudança abordando as preocupações e destacando os benefícios.
+ Acelere a adoção de novos processos e tecnologias.
+ Melhore o engajamento e a motivação dos funcionários em toda a transformação.
+ Aumente a confiança e a transparência entre a liderança e os funcionários.
+ Support uma transição suave para as novas formas de trabalhar.
Uma série de documentos e avaliações ajudarão a informar a base da estratégia e do plano de comunicação. Aqui estão algumas das principais entradas e saídas.
| **Inputs** | **Saídas** |
| --- | --- |
| Visão estratégica | Princípios orientadores da comunicação |
| [Caso de negócios](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/business-case.html) | Identificação de mensagem |
| [Avaliação das partes interessadas](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/stakeholder-assessment.html) | Matriz de priorização das partes interessadas |
| Avaliação dos métodos de comunicação | Análise de veículos e mídias |
| [Impactos da mudança](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/impact-assessment.html) | Matriz de comunicação |
| Marcos da transformação da nuvem e atualizações de status | Atividades de comunicação (plano de trabalho e abordagem) |
## Práticas recomendadas
+ Comece cedo. Desenvolva a estratégia e o planejamento de comunicações nas fases iniciais de planejamento da transformação da nuvem.
+ Entenda e acompanhe o processo de comunicação para melhor arquitetar as atividades essenciais de mensagens e comunicação.
+ Organize uma série de entrevistas com as principais partes interessadas para identificar o nível de comunicação necessário para o plano.
+ Alinhe e cronometre as comunicações com os principais marcos e pontos de decisão do projeto.
+ Use uma variedade de canais de comunicação para alcançar públicos diferentes de forma eficaz.
+ Personalize mensagens para diferentes grupos de partes interessadas com base em suas necessidades e interesses.
+ Incentive a comunicação bidirecional. Crie oportunidades de feedback e diálogo durante todo o processo de transformação.
+ Avalie regularmente a eficácia das comunicações e ajuste a estratégia conforme necessário.
### Conceitos básicos
Para criar uma estratégia de comunicação, comece com uma avaliação das necessidades de comunicação com informações diretas da visão estratégica da transformação da nuvem, do [business case](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/business-case.html) e da [avaliação das partes interessadas](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/stakeholder-assessment.html).
O processo de desenvolvimento de comunicações consiste nas seguintes etapas:
1. Avalie as necessidades de comunicação.
1. Desenvolva a estratégia e o plano de comunicação.
1. Desenvolva comunicações.
1. Valide o conteúdo da comunicação.
1. Distribua as comunicações.
1. Colete feedback.
1. Avalie a eficácia.
Uma estratégia de comunicação contém os seguintes componentes.
| **Componente** | **Descrição** |
| --- | --- |
| Objetivos de comunicação | A lógica e a importância de se comunicar de forma eficaz durante toda a transformação ou migração digital. |
| Princípios orientadores da comunicação | Valores fundamentais a serem observados nas comunicações. Por exemplo, seja direto, honesto e aberto; demonstre integridade. |
| Veículos de comunicação | Os canais a serem usados para comunicação. Por exemplo, sites, postagens em blogs, vídeos, vlogs, mensagens de mídia social, e-mails, boletins informativos on-line. |
| Principais mensagens de comunicação | Anúncios de status do projeto, grandes conquistas, mensagem inicial para explicar o motivo da mudança. |
| Públicos-alvo e partes interessadas | Usuários finais, fornecedores, líderes de empresas, gerentes e supervisores de TI, líderes de negócios, público geral, comitê diretor, equipe de migração para a nuvem, escritório de gerenciamento de transformação e assim por diante. |
| Abordagem de comunicação e plano de trabalho | Uma representação visual de todas as atividades de comunicação incorporadas ao plano. |
| Funções e responsabilidades organizacionais | As tarefas e deveres relacionados à comunicação de patrocinadores executivos, membros do comitê diretor, proprietários de processos, campeões, equipe de projeto, equipe de comunicação interna e equipe de RH. |
**nota**
Dependendo da sua organização, você pode adicionar mais componentes à estratégia de comunicação.
## Perguntas frequentes
**P: Quando você deve usar a estratégia e o plano de comunicação?**
**R.** Desenvolver uma estratégia e um plano de comunicação é importante, e o quão bem você os implementa pode ser o fator determinante na forma como sua organização recebe a transição e adota os comportamentos-alvo. A estratégia de comunicação e os esforços de planejamento começam no início do seu projeto de transformação na nuvem, normalmente assim que as metas e os marcos preliminares do projeto são estabelecidos. Durante essa fase, lacunas, impactos de mudanças, e equipes e funcionários afetados pela migração são identificados. Ao criar sua estratégia de comunicação, siga o processo de comunicação em sua organização para melhor arquitetar mensagens e atividades na nuvem.
**P: Quem está envolvido?**
**R.** Patrocinadores executivos, líderes de transformação digital, comunicações internas e equipes de RH geralmente estão envolvidos na criação da estratégia e do plano de comunicação.
**P: Quais são as contribuições para a estratégia e o plano de comunicação?**
**R.** As entradas incluem a visão estratégica, o caso de negócios, a avaliação das partes interessadas, a avaliação dos métodos de comunicação, os impactos das mudanças, os marcos da transformação da nuvem e as atualizações de status.
**P. Quais são os resultados da estratégia e do plano de comunicação?**
**R.** Os resultados incluem princípios orientadores de comunicação, identificação de mensagens, matriz de priorização das partes interessadas, análise de métodos e mídia, matriz de comunicação e atividades de comunicação (plano de trabalho e abordagem).
## Etapas adicionais
Para começar a criar a estratégia e o plano de comunicação, conclua estas tarefas:
1. Colete informações de documentos de descoberta, incluindo o caso de negócios e a avaliação das partes interessadas.
1. Conduza entrevistas com o patrocinador executivo do projeto e a equipe de liderança do projeto.
1. Conduza entrevistas com equipes internas de comunicação.
1. Conduza entrevistas com o RH para entender os possíveis impactos nas futuras funções estaduais.
1. Conduza entrevistas com líderes da área de processos funcionais.
1. Conduza entrevistas com grupos voltados para o exterior, como vendas.
1. Avalie toda a documentação e informações e acompanhe as principais partes interessadas conforme necessário.
1. Crie sua estratégia de comunicação.
Ao se concentrar nesses elementos-chave e nas melhores práticas, você pode desenvolver uma estratégia e um plano de comunicação abrangentes que apoiem a jornada de transformação da nuvem, envolvam as partes interessadas de forma eficaz e promovam a adoção de novas formas de trabalhar.