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Ponto 6. Sustentar

Sustentar usa o trabalho da estrutura de aceleração de mudanças e constrói a sustentabilidade para resistir e durar ao teste do tempo. Nesse fluxo de trabalho, você cria ciclos de feedback para padrões repetíveis e lições aprendidas, gerencia ativamente a adoção e cria um plano de pós-implementação e sustentabilidade para que a equipe de aceleração de mudanças possa ser dissolvida e as mudanças, os comportamentos e a cultura criados possam ser gerenciados operacional e passivamente (em vez de forma ativa). Sustentar tem três subpontos:

6.1 Estabelecer ciclo de feedback

6.2 Criar lista de verificação de gerenciamento de adoção

6.3 Desenvolver plano de pós-implementação e sustentabilidade

6.1 Estabelecer ciclo de feedback

O que é isso? 

Um ciclo de feedback permite que uma organização ajuste sua performance ao proporcionar aos funcionários uma oportunidade de responder às mudanças resultantes da transformação da nuvem de forma saudável e autêntica. Os objetivos principais de um ciclo de feedback são apoiar o compartilhamento bidirecional de informações, envolver as principais partes interessadas em todo o projeto e coletar informações para monitorar a eficácia da comunicação. Alguns canais úteis para ciclos de feedback incluem entrevistas individuais; grupos focais; reuniões de equipe, departamento e equipe; pesquisas de engajamento ou prontidão organizacional, portais de comunicação e caixas de correio de projetos. Se sua organização usa uma ferramenta de mídia social, você também pode monitorar esses canais para coletar feedback na forma de comentários, sentimentos, curtidas, não curtidas, tráfego e assim por diante. 

Por que isso é importante? 

Estabelecer um ciclo de feedback permite coletar reações honestas das partes interessadas e refinar (e melhorar continuamente) as atividades de aceleração de mudanças com base em dados reais. Uma ferramenta fácil de usar facilita a coleta, a análise e a incorporação do feedback às atividades de transformação da nuvem. No entanto, um ciclo de feedback se torna poderoso e eficaz quando você age de acordo com o feedback, comunica que o feedback foi recebido e identifica as mudanças que foram feitas como resultado do feedback. Isso ajuda o programa a melhorar como resultado direto do feedback e a ganhar credibilidade como resultado indireto do feedback. 

Quando usar? 

Idealmente, os ciclos de feedback devem ser incorporados ao plano como parte da medição. Ao projetar o processo de feedback, determine um prazo razoável para responder às perguntas ou comentários. Considere a pontualidade de fornecer feedback em relação à velocidade e cadência do programa. Por exemplo, o feedback que é capturado semanal, quinzenal e mensalmente pode então ser usado como dado em uma reunião retrospectiva do scrum. 

6.2 Criar lista de verificação de gerenciamento de adoção

O que é isso? 

Uma lista de verificação de gerenciamento de adoção ajuda a garantir a eficácia das atividades de aceleração de mudanças e a avaliar a adoção geral da transformação da nuvem. A lista de verificação do gerenciamento da adoção confirma que os líderes e as partes interessadas estão preparados, engajados e compreendem os benefícios e o valor comercial de migrar para um novo modelo operacional de nuvem. Essa atividade pressupõe que todos os planos básicos sejam desenvolvidos e aprovados para implementação, incluindo estratégias e planos de mudança, comunicação, risco e treinamento. 

Por que isso é importante? 

Uma lista de verificação de gerenciamento de adoção é valiosa para rastrear oito fatores-chave de sucesso associados à transformação da nuvem: liderança visível e comprometida, necessidade convincente de mudança, clareza de direção, participação ampla, comunicações direcionadas e eficazes, foco único no programa, metas mensuráveis e gerenciamento disciplinado de projetos. 

Quando usar? 

A revisão trimestral da lista de verificação do gerenciamento de adoção fornece um horizonte de planejamento de médio porte para a equipe de transformação da nuvem e flexibilidade suficiente para fazer ajustes conforme necessário. Como os planos de ação são criados como resultado das descobertas, eles podem ser rastreados como parte das atividades regulares (semanais ou quinzenais) de scrum.

6.3 Desenvolver plano de pós-implementação e sustentabilidade

O que é isso? 

Um plano de pós-implementação e sustentabilidade é um documento que ajuda uma organização a atingir suas metas de longo prazo, mesmo quando a equipe dedicada à transformação da nuvem se desfaz. O objetivo desse plano é permitir que as organizações garantam que os mecanismos relacionados às pessoas permaneçam em vigor após um esforço de transformação da nuvem. 

Para garantir que a mudança persista, seja incorporada e seja sustentável, considere o seguinte: 

Por que isso é importante? 

Quando uma etapa importante do processo de transformação da nuvem (como migração ou modernização) estiver concluída, é provável que surjam mudanças adicionais. Criar um plano estratégico de longo prazo para sustentar essas mudanças é essencial. Por exemplo, mudar a cultura ou o comportamento em uma área da organização pode resultar em uma mudança de processo em outra área, ou uma mudança pode ter que ser repetida em outras unidades de negócios. 

Quando usar? 

Cada transformação na nuvem envolve várias partes interessadas e implementadores do plano de aceleração de mudanças. É importante identificar quem deve estar envolvido na sustentabilidade contínua do projeto de mudança. Em seguida, você pode definir prazos para reavaliar e revisar a propriedade contínua em intervalos após a conclusão oficial do projeto (por exemplo, após 3 meses, 6 meses ou 12 meses, dependendo da duração do projeto). Dependendo dos requisitos do projeto, talvez você também precise desenvolver um plano de melhoria contínua ou um plano de revisão contínua para monitorar e avaliar sua mudança. Um plano de melhoria contínua pode incluir: 

Além de avaliar a sustentabilidade das partes interessadas, garanta que as comunicações planejadas continuem além da transformação inicial da nuvem. Certifique-se de que os campeões de comunicação estejam prontos para aceitar a transição e que a equipe esteja adequadamente treinada, tenha tempo para realizar as tarefas e esteja tecnologicamente pronta para apoiar o programa. Identifique os recursos certos para gerenciar a comunicação contínua na conclusão do projeto ativo de migração ou modernização da nuvem. As principais ações a serem consideradas incluem: 

Além disso, você precisará abordar as lacunas de treinamento que foram descobertas após a migração ou modernização da nuvem. As principais considerações incluem: 

Ao incluir essas atividades como parte de seu plano de sustentabilidade, sua organização obterá uma melhor compreensão de quão bem as mudanças estão persistindo dentro da organização. Ser paciente, persistente, orientado a dados e metódico ajudará sua organização a aderir ao plano de sustentabilidade.