Ponto 1. Mobilizar equipe - AWS Orientação prescritiva

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Ponto 1. Mobilizar equipe

Mobilizar equipe foi desenvolvido para criar uma estrutura e identificar medidas de sucesso e governança em torno dos esforços e atividades de aceleração de mudança. Essa área contém oito subpontos:

1.1 Desenvolver um estatuto de aceleração de mudanças

1.2 Analisar impulsionadores de valor

1.3 Estabelecer governança

1.4 Estabelecer estrutura da equipe do projeto

1.5 Definir metas e objetivos do projeto

1.6 Estabelecer estado futuro

1.7 Definir métricas de negócios

1.8 Definir o orçamento

Fase Mobilizar equipe em Estrutura de 6 pontos de aceleração de mudanças da AWS e Kit de ferramentas OCM

1.1 Desenvolver um estatuto de aceleração de mudanças

O que é isso? 

Um documento de Estatuto de aceleração de mudanças formal destina-se a criar alinhamento de liderança e adesão ao escopo de aceleração de mudanças no trabalho desde o início do programa de nuvem. Esse documento identifica as dependências da equipe do programa de nuvem em outras áreas, bem como as principais partes interessadas. O estatuto de aceleração de mudanças inclui:

  • Um processo de revisão dos resultados de aceleração de mudanças

  • Uma definição das responsabilidades das partes interessadas relacionadas às atividades de aceleração de mudanças

  • Uma definição de métricas de aceleração de mudanças e requisitos de relatórios 

Por que isso é importante? 

O Estatuto de aceleração da mudanças é objetivo, ponderado e estruturado. Ele fornece soluções e táticas oportunas para maximizar a velocidade, otimizar a adoção e mitigar o risco organizacional. Um programa de nuvem inevitavelmente inclui riscos que podem causar problemas ou desvios. Este documento antecipa e aborda esses problemas de forma proativa, atribuindo resultados, perfis e responsabilidades das partes interessadas, métricas e relatórios. 

Quando usar? 

À medida que o programa em nuvem for iniciado, coordene e reúna informações de vários grupos: 

  • Reúna-se com os líderes do programa para coletar informações sobre o caso de negócios, escopo, cronograma, marcos, nível de esforço e informações sobre as principais reuniões com as partes interessadas.

  • Reúna-se com o patrocinador executivo para coletar informações sobre a visão de valor da nuvem e os resultados comerciais desejados, além de confirmar o nível de patrocínio ativo e visível.

  • Reúna-se com os líderes do fluxo de trabalho para coletar informações sobre o escopo, o cronograma de resultados e eventos críticos e as expectativas de interação com a equipe de aceleração de mudanças.

  • Reúna-se com grupos internos (conforme aplicável), como gerenciamento de mudanças, comunicações corporativas ou estratégicas, engajamento de funcionários, recursos humanos e treinamento (ou aprendizado e desenvolvimento) para entender o nível de suporte que eles dedicarão ao programa de nuvem e quaisquer expectativas de relatórios de aceleração de mudanças que você precisará fornecer a eles.

Essas informações ajudam a confirmar o nível de apoio e envolvimento necessários à aceleração de mudanças. Programar uma reunião para discutir esses tópicos ajudará você a estabelecer relacionamentos iniciais com as partes interessadas.

1.2 Analisar impulsionadores de valor

O que é isso? 

A análise do impulsionadores de valor é uma base importante para o planejamento estratégico e ajuda a gerência a organizar suas operações para definir alavancas estratégicas críticas. Essa análise apresenta uma abordagem para aumentar a performance que forjará vínculos mais fortes entre as medidas de performance operacional e a criação de valor para os acionistas. Os impulsionadores de valor podem ser categorizados como impulsionaodres de crescimento, eficiência ou financeiros. As empresas tendem a criar caminhos para a geração de valor investindo em oportunidades de crescimento e eficiência operacional, alienando atividades que destroem valor e reduzindo custos de capital.

Por que isso é importante? 

Muitas vezes, as organizações recompensam, de forma não intencional, os gerentes por atingirem metas de performance com pouco impacto no valor. Para evitar isso, as organizações podem identificar os principais impulsionadores de geração de valor e estruturar uma abordagem de avaliação de performance em torno deles. Os líderes podem, por sua vez, concentrar sua atenção nas atividades que têm o maior impacto em valor. 

Quando usar?

Use a análise de impulsionadores de valor quando quiser examinar e definir os caminhos específicos para a geração de valor por função e nível dentro da organização. Isso ajudará os gerentes a concentrarem sua atenção nos fatores mais importantes. Normalmente, os gerentes têm um conhecimento sólido das variáveis que afetam a performance dos negócios e gerenciam essa lista diligentemente. O problema é que a lista de variáveis geralmente é muito longa e pode ser priorizada em relação a outras metas além da geração de valor. Os impulsionadores de valor devem ter um impacto significativo na performance e devem ser controláveis.

  • Os impulsionadores de valor que têm um alto impacto no valor e um alto grau de influência gerencial devem ser administrados ativamente.

  • Os impulsionadores de valor que têm um alto impacto no valor e um baixo grau de influência gerencial devem ser reconfigurados mudando a estratégia.

  • Os impulsionadores de valor que têm um baixo impacto no valor e um alto grau de influência gerencial devem ser monitorados.

  • Os impulsionadores de valor que têm um baixo impacto no valor e um baixo grau de influência gerencial devem ser gerenciados ativamente. 

1.3 Estabelecer governança

O que é isso? 

A governança garante um alinhamento integrado com executivos, principais partes interessadas, a equipe do programa de nuvem e a equipe de aceleração de mudanças. Também estabelece propriedade, direitos de decisão, gerenciamento de problemas e processo de escalonamento das atividades de aceleração de mudanças.

Por que isso é importante? 

Um programa que estabelece estrutura e governança claras tem maior probabilidade de sucesso do que um que não estabelece estrutura ou governança. Isso ocorre porque as decisões e a propriedade sobre os direitos de tomada de decisão geralmente podem ser um fator importante para atrasar programas de nuvem. A governança estabelece autoridades para decisões e pode fornecer orientação sobre decisões bidirecionais (decisões que podem ser tomadas rapidamente com baixo risco e ser facilmente revertidas), e decisões unidirecionais (decisões que exigem mais reflexão e contemplação, pois não podem ser facilmente revertidas). 

Quando usar? 

Use governança para estabelecer uma liderança clara e decisiva e responsabilidade sobre o programa de aceleração de mudanças, fornecer garantia de qualidade e um caminho para escalar problemas e riscos, especificar uma estrutura de direitos de decisão para o programa, alinhar a estrutura do fluxo de trabalho ao projeto, programa e estrutura de governança de toda a organização existentes e estabelecer uma cadência de reuniões e cerimônias de scrum que espelhem o ritmo do programa, além de mecanismos de emissão de relatórios. 

1.4 Estabelecer estrutura da equipe do projeto

O que é isso? 

As estruturas da equipe do projeto impulsionam o programa de nuvem. Migrações e transformações da nuvem exigem experiência em aceleração de mudanças para abordar os aspectos não técnicos do programa. Além disso, muitos programas de nuvem determinam que eles estabelecerão um Centro de Excelência da Nuvem (CCoE) para conduzir sua empresa pelas transições organizacionais e comerciais ao longo da transformação ou esforço de migração. Quando essa estrutura está estabelecida, a equipe de aceleração de alterações, que faz parte do CCoE, é responsável por identificar mudanças organizacionais, impactos das mudanças, alterações em perfis, requisitos de comunicação e treinamento e por garantir patrocínio executivo. 

Por que isso é importante? 

Como em todos os outros aspectos do seu programa, equipar sua equipe de aceleração de mudanças com recursos dedicados, responsáveis e experientes ajuda você a investir em uma transição mais suave para a nuvem. Atrasos e desafios na jornada de adoção da nuvem de uma empresa geralmente são causados por decisões inadequadas, problemas de comunicação ou falta de alinhamento interfuncional de lideranças. Reduzir os riscos nessas áreas e, ao mesmo tempo, impulsionar a cultura pode fazer uma diferença significativa na velocidade de adoção. 

Quando usar? 

Capacite sua equipe com perfis importantes que se concentrem na aceleração de mudanças no início do programa. Avalie os níveis de pessoal continuamente para determinar se eles devem ser aumentados ou reduzidos de acordo com o escopo e o cronograma do programa. Aqui estão alguns exemplos dos principais perfis e responsabilidades da equipe de projeto: 

  • Consultor executivo de transformação de pessoal: interage com o patrocinador do programa executivo e com outros líderes de TI e de negócios responsáveis pela migração ou transformação (por exemplo, CIO, CTO, diretor do programa de nuvem, líder do CCoE).

  • Líder de aceleração de mudanças: gerencia todos os aspectos da equipe de aceleração de mudanças, resultados e cronogramas no nível do programa. Trabalha com colegas do fluxo de trabalho do cliente, gerente do programa, diretor do programa de nuvem, líder do CCoE e outros líderes do fluxo de trabalho do programa. 

  • Perfis executivos de supervisão de aceleração de mudanças e supervisão de programas: colabore em todos os níveis para impulsionar a estratégia do projeto e uma implementação bem-sucedida com responsabilidade pela garantia da qualidade.

  • Líder de prontidão organizacional e comunicação: estabelece a estratégia de comunicação e implementa o plano de comunicação; trabalha com o líder de comunicações do cliente e outras partes interessadas, como líderes de negócios e proprietários de aplicações, conforme necessário.

  • Líder de treinamento: projeta e desenvolve a estratégia e o plano de treinamento. Trabalha em colaboração com o líder de aprendizado e desenvolvimento ou treinamento do cliente para determinar a melhor forma de anunciar treinamento, direcionar usuários para cursos de treinamento, lidar com logística de treinamento e implantar treinamento no ambiente do cliente. 

  • Especialistas em assuntos específicos (conforme necessário): focam em aspectos variáveis do programa, como análise cultural, diversidade, além de inclusão e planejamento estratégico da força de trabalho.

Esses perfis definem a base da equipe de aceleração de mudanças, e recursos adicionais podem ser adicionados à equipe à medida que o escopo da migração ou transformação da nuvem aumenta, muda ou se expande globalmente.

1.5 Definir metas e objetivos do projeto

O que é isso? 

As metas e os objetivos da migração ou transformação para a nuvem se originam na fase de descoberta e são refinados durante os esforços de Avaliação de Prontidão para Migração (MRA) e Planejamento de Preparação para Migração (MRP). A equipe de aceleração de mudanças alinha suas atividades com essas metas e objetivos e os incorpora à estratégia. As metas e os objetivos são baseados no caso de negócios, entrevistas com clientes, reuniões da equipe de migração e descobertas de MRA e MRP. 

Por que isso é importante? 

A inclusão da equipe de aceleração de mudanças nas sessões de avaliação e planejamento cria um alinhamento entre os aspectos de pessoal, processos e tecnologia de migração e modernização de aplicações e workloads na AWS. Além disso, a equipe pode ajudar a focar no design e na implementação do CCoE, na transição de um modelo de operações híbrido para o CCoE e na criação de novos processos e procedimentos à medida que a jornada para a nuvem evolui. 

Quando usar? 

Use metas e objetivos de projeto para motivar, monitorar e avaliar o progresso na jornada de adoção da nuvem. Primeiro, entenda quais metas já foram estabelecidas. Em seguida, trabalhe para estabelecer novas metas que sejam focadas e simples. Se a meta não for facilmente compreendida, provavelmente não é a meta certa. Crie métricas e mecanismos de medição para atualizar os líderes de negócios sobre o progresso em relação a essas metas e preveja cenários de negócios com base em novas implicações. Considere a necessidade de atingir metas táticas e gerenciar os negócios estrategicamente. Considere usar critérios SMART para metas:  

  • S: específico; apresenta um resultado observável

  • M: mensurável; você pode quantificar ou indicar o progresso no resultado

  • A: atingível; o resultado é viável

  • R: realista; alinha ou apoia outras metas ou iniciativas estratégicas

  • T: limite de tempo; tem uma data-alvo

1.6 Estabelecer estado futuro

O que é isso? 

Um estado futuro de migração ou transformação para a nuvem identifica a visão e o valor potencial que podem ser obtidos com a solução em nuvem. O estado futuro é derivado dos resultados da avaliação organizacional. Ela representa um alinhamento visual da cultura, estrutura, pessoal, tecnologia e processos de sua organização com as novas formas de trabalhar centradas na nuvem. 

Ao modelar o estado futuro, considere descrever alterações aos seguintes componentes da perspectiva das pessoas da Estrutura de adoção da nuvem AWS (AWSCAF):

  • Evolução da cultura: avalie, evolua incrementalmente e codifique a cultura organizacional com as aspirações de transformação digital. 

  • Liderança transformacional: fortaleça a capacidade de liderança e mobilize líderes para impulsionar mudanças transformacionais.

  • Fluência na nuvem: desenvolva perspicácia digital para aproveitar a nuvem com confiança e eficácia e acelerar os resultados comerciais. 

  • Transformação da força de trabalho: capacite talentos e modernize perfis para atrair, desenvolver e reter uma força de trabalho digitalmente fluente e de alta performance. 

  • Aceleração da mudança: acelere a adoção de novas formas de trabalhar aplicando uma estrutura de aceleração de mudanças programáticas. 

  • Design organizacional: avalie e desenvolva o design organizacional para alinhamento com as novas formas de trabalhar na nuvem. 

  • Alinhamento organizacional: estabeleça uma parceria contínua entre estruturas organizacionais, operações comerciais, talentos e cultura. 

Por que isso é importante? 

O estado futuro informa a abordagem de aceleração de mudanças que você adotará para transformar seus funcionários, suas habilidades e sua organização. Portanto, requer algumas análises detalhadas para ser benéfico. As técnicas de análise que podem orientar a definição do estado futuro incluem análise de decisão, análise de processos, análise de capacidade de negócios, decomposição de recursos, prototipagem e mapeamento de roteiro de produtos. Lembre-se de que as características do portfólio de aplicações afetarão a flexibilidade do modelo operacional do estado futuro.

Quando usar? 

Use uma abordagem de estado futuro para mudar intencionalmente a forma como sua empresa trabalha e determinar como os funcionários conduzem a estratégia de negócios. Isso pode resultar em mudanças drásticas, como terceirização, internalização ou contratação de um serviço gerenciado para fornecer aspectos do seu negócio. Para tomar esses tipos de decisões em torno de estado futuro, envolva participantes que tenham experiências diversas ou venham de profissões diferentes para incentivar a inovação. Muitas empresas se beneficiam da identificação de uma rede de agentes de mudança que representam um retrato da base de usuários impactada (perfis, geografias, funções etc.) pela migração ou transformação da nuvem. Um agente de mudança é alguém que é experiente, autêntico e confiável, e tem influência, com ou sem autoridade formal, em sua rede. Além disso, pense sobre alinhamento organizacional e estabeleça parcerias contínuas entre estruturas organizacionais, operações comerciais, talento e cultura. É provável que o estado futuro evolua com sua jornada de adoção da nuvem e precise permanecer flexível. Portanto, defina um ou mais estados provisórios que possam ser razoavelmente alcançados durante a transição e avalie o progresso em direção ao estado futuro desejado regularmente (trimestral ou semestralmente).

1.7 Definir métricas de negócios

O que é isso? 

As métricas de aceleração de mudanças são medidas de performance que monitoram e rastreiam como as pessoas em sua organização estão realizando a transição por meio das mudanças necessárias em processos e tecnologia, migrações e adoção da nuvem. As métricas podem ser qualitativas e quantitativas e incluir indicadores de atraso e indicadores avanço. 

Recomendamos que você estabeleça um scorecard de aceleração de mudanças que monitore tanto as medidas qualitativas (como as percepções dos funcionários sobre a mudança e o compromisso com a mudança) quanto as quantitativas (como o percentual de funcionários que participaram do treinamento programar ou ouviram falar sobre a mudança pelo gerente direto).

O scorecard de aceleração de mudanças pode se concentrar em: 

  • Visão e estratégia compartilhadas: consciência do programa, eficácia das mensagens, alinhamento da estratégia e implementação e nível de impacto do programa 

  • Engajamento e alinhamento do patrocinador: comprometimento, prontidão e priorização do programa

  • Engajamento dos usuários corporativos, conhecimento dos recursos, nível de compreensão de como as mudanças afetam o trabalho diário

  • Competência e desenvolvimento de habilidades: eficácia do treinamento, certificações obtidas e prontidão para realizar tarefas profissionais na nuvem

Por que isso é importante? 

Em alguns projetos, os aspectos técnicos, financeiros e operacionais da implementação ou migração são acompanhados e monitorados de perto, enquanto os problemas relacionados às pessoas são ignorados ou não são diagnosticados até que se tornem problemas. No entanto, a alta taxa de fracassos e as migrações paralisadas que caracterizam as implementações de projetos estão mais ligadas à incapacidade de gerenciar pessoas por mudanças do que a fatores operacionais ou financeiros. Os princípios orientadores a seguir são essenciais para o sucesso da migração e adoção comercial:

  • Os líderes estão informados e apoiam os esforços de implementação da migração para a nuvem.

  • Uma visão clara, concisa e bem articulada do futuro e uma clareza sobre por que é importante mudar são compreendidas.

  • As partes interessadas em todos os níveis entendem a mudança no nível pessoal. Eles estão cientes do que será necessário para chegar lá e assumem responsabilidade pela mudança.

  • Todos os funcionários afetados pelas mudanças estão totalmente cientes, preparados e recebem treinamento oportuno e relevante.

  • As informações do programa e os recursos de suporte estão disponíveis antes e depois da migração.

Esses princípios orientadores, implementados por um plano robusto de aceleração de mudanças, ajudam a impulsionar a adoção pelos usuários corporativos e o sucesso do programa.

Quando usar? 

No início do processo de migração para a nuvem, é importante confirmar e estabelecer métricas de aceleração de mudanças que o programa acompanhará durante todo o ciclo de vida. As medidas que podem ser usadas para monitorar métricas incluem, mas não estão limitadas a, pesquisas, recibos por e-mail, uso de links de e-mail, visualizações ou cliques em páginas da Web, avaliações, métricas de proficiência, reuniões individuais, participação em grandes eventos do programa, feedback de agentes de mudança e pontuações líquidas do promotor. 

1.8 Definir o orçamento

O que é isso? 

Um orçamento é o plano financeiro para um período do programa, como um ano, ou a duração da transformação da nuvem. Para o fluxo de trabalho de aceleração de mudanças, entender os custos relacionados ao suporte às dimensões organizacionais e pessoas de uma migração ou transformação para a nuvem é fundamental para controlar e implementar tarefas e recursos, além de mitigar riscos. Embora o orçamento possa variar entre os projetos de aceleração de mudanças, recomendamos que você gaste uma parte do seu orçamento em recursos dedicados de gerenciamento de mudanças. Existe uma relação entre recursos suficientes e a eficácia do gerenciamento de mudanças. Para obter mais informações, consulte o ponto 5 em Práticas recomendadas de gerenciamento de mudanças no site da Prosci. (A Prosci é uma empresa de pesquisa que se concentra em práticas recomendadas de gerenciamento de mudanças.)

Os requisitos de orçamento podem ser categorizados da seguinte forma: 

  • Recursos da equipe de aceleração de mudanças (por exemplo, gerenciamento de mudanças, treinamento, comunicações, redatores técnicos, designers instrucionais)

  • Desenvolvimento de materiais (por exemplo, comunicações, marketing interno, traduções, materiais impressos)

  • Habilidades e conhecimentos (por exemplo, treinamento especializado, treinamento ministrado por instrutor, dias de jogos, workshops, simulações, certificações)

  • Viagens e eventos (por exemplo, avaliações de prontidão organizacional, visitas presenciais ao local, treinamento ministrado por instrutor, eventos animados que geram interesse e entusiasmo)

  • Software (por exemplo, sistemas de gerenciamento de aprendizado, licenças para design instrutivo, taxas de inscrição, taxas de relatórios, ferramentas de conferência por webinar)

  • Hardware (por exemplo, aluguel de notebooks ou aluguel para treinamento)

  • Instalações (por exemplo, taxas do local para treinamento externo, salas de conferência, projetores, equipamentos A/V)

Para organizações com orçamento limitado, muitos treinamentos e eventos que eram tradicionalmente conduzidos pessoalmente em um ambiente físico também podem ser realizados de forma virtual e assíncrona para conter custos e proporcionar mais inclusão aos membros da equipe global. 

Por que isso é importante? 

O investimento em aceleração de mudanças deve estar diretamente alinhado à magnitude da mudança e ao escopo das atividades previstas. Compreender o escopo oferece melhor visibilidade de previsão e estimativa de custos. 

Considerações orçamentárias devem ser dadas à aceleração da mudança, ao gerenciamento da mudança organizacional, ao design organizacional, à cultura, às comunicações e aos recursos de treinamento. Considere também as despesas relacionadas ao desenvolvimento, implantação e entrega de materiais de treinamento e comunicação, software, hardware e despesas relacionadas a viagens. 

Quando usar? 

Para apoiar a criação de um orçamento robusto, a maioria das atividades de aceleração de mudanças pode ser antecipada e planejada com antecedência, com contribuições da Avaliação de Prontidão para a Migração (MRA). Atividades não planejadas podem surgir durante todo o esforço de migração para a nuvem. Isso pode exigir mais investigação e avaliação e exigirá aprovação da equipe de liderança.