Planification de réunions avec le module complémentaire Outlook - Amazon Chime

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Planification de réunions avec le module complémentaire Outlook

Amazon Chime fournit deux compléments pour Outlook : le complément Amazon Chime pour Outlook sous Windows et le complément Amazon Chime pour Outlook. Ces modules complémentaires offrent les mêmes fonctionnalités de planification, mais prennent en charge différents types d'utilisateurs.

  • Complément Amazon Chime pour Outlook : recommandé pour les abonnés Microsoft Office 365 et pour les délégués Amazon Chime qui utilisent macOS.

  • Complément Amazon Chime pour Outlook sous Windows : si vous exécutez Windows et Outlook 2010, vous devez utiliser ce complément. Également recommandé pour les délégués Amazon Chime qui utilisent Windows.

Pour plus d'informations sur la sélection d'un complément pour vous et votre organisation, voir Choisir le bon complément Outlook.

Pour plus d'informations sur l'installation des compléments, consultez le Guide d'installation du complément Amazon Chime pour Outlook destiné aux utilisateurs finaux.

Les deux compléments proposent des méthodes similaires pour planifier des réunions à partir d'Outlook, mais ils présentent certaines différences :

  • Complément Amazon Chime pour Outlook : s'ouvre dans un panneau latéral d'Outlook et affiche les options dans un formulaire.

  • Complément Amazon Chime pour Outlook sous Windows : ouvre une nouvelle fenêtre et vous invite à choisir votre type d'identifiant de réunion avant de renseigner votre événement.

Les étapes suivantes expliquent comment utiliser les deux compléments.

Pour planifier une nouvelle réunion à l'aide du complément pour Outlook

  1. Dans votre calendrier Outlook, dans l'onglet Accueil, choisissez Nouvelle réunion.

  2. Sur la réunion vide qui apparaît, choisissez Schedule Chime Meeting. Icon of spokes radiating from a circle.

  3. Sélectionnez un type d'identifiant de réunion. Pour plus d'informations sur les types d'ID, consultezChoisir un identifiant de réunion.

  4. (Facultatif) Sous Sélectionner les autres personnes autorisées à rejoindre ma réunion, choisissez l'une ou les deux options.

  5. (Facultatif) Sous Autoriser toute personne possédant l'identifiant de réunion à participer en utilisant, choisissez l'une ou les deux options.

    Si vous choisissez Dial-in, vous pouvez conserver les numéros de téléphone par défaut ou ouvrir la liste et choisir différents numéros, y compris les numéros internationaux.

    Une liste de numéros de téléphone, avec l'Estonie surlignée.

  6. Choisissez Ajouter pour inviter.

  7. (Facultatif) Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Modifiez les instructions de réunion.

    • Si vous êtes délégué, assurez-vous que l'adresse e-mail de l'utilisateur Amazon Chime pour lequel vous planifiez correspond au calendrier que vous avez sélectionné dans Outlook. Par exemple, si vous planifiez une réunion au nom de Martha Rivera, assurez-vous de sélectionner son calendrier.

    • Si vous créez une réunion modérée avec un code secret, vous devez envoyer le code secret du modérateur aux participants qui agiront en tant que modérateurs. Les informations relatives au modérateur ne sont pas incluses dans l'invitation à une réunion Amazon Chime. Vous devez l'envoyer séparément aux modérateurs. Pour plus d’informations, consultez Planification de réunions modérées.

Pour ajouter Amazon Chime à une réunion existante à l'aide du complément pour Outlook

  1. Ouvrez une réunion dans votre calendrier Outlook.

  2. Dans la fenêtre de la réunion, choisissez Schedule Chime Meeting.

  3. (Facultatif) Si vous êtes délégué, assurez-vous que l'adresse e-mail de l'utilisateur Amazon Chime pour lequel vous planifiez correspond au calendrier que vous avez sélectionné dans Outlook. Par exemple, si vous planifiez une réunion au nom de Martha Rivera, assurez-vous de sélectionner son calendrier.

  4. Sélectionnez le Type d'ID de réunion. Pour plus d'informations sur les types d'ID, consultezChoisir un identifiant de réunion.

  5. (Facultatif) Incluez les numéros de téléphone internationaux en les sélectionnant dans le menu déroulant sous Invitation additions (Ajouts d'invitations) dans le volet latéral de Outlook.

  6. Le système remplit l'invitation avec meet@chime.aws, les instructions pour participer, un lien vers la réunion, les informations d'appel et l'identifiant de la réunion.

  7. Modifiez les instructions renseignées automatiquement si nécessaire, choisissez Enregistrer, puis Envoyer la mise à jour à tous.

Pour planifier une réunion à l'aide du complément pour Outlook sous Windows

  1. Dans votre calendrier Outlook, choisissez Planifier une réunion Amazon Chime, puis Planifier une réunion.

    Note

    Lors de la première utilisation, le complément vous invite à vous connecter à Amazon Chime. Entrez les informations d'identification que vous utilisez pour vous connecter à vos autres clients Amazon Chime, puis choisissez Connexion/Sign up.

  2. (Facultatif) Si vous êtes délégué, une boîte de dialogue apparaît et vous invite à sélectionner un compte. Sélectionnez-en un dans la liste, puis cliquez sur OK.

  3. Définissez les options de réunion, puis choisissez Planifier.

  4. Une invitation Outlook apparaît et affiche les instructions de réunion, ainsi que meet@chime.aws. Cela permet d'effectuer des appels automatiques et de démarrer automatiquement la réunion pour les participants enregistrés à l'heure de début prévue.

  5. Entrez la date, l'heure, les autres participants et la récurrence (le cas échéant).

  6. Envoyez l'invitation.