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ポイント 3. 未来を思い描く
「未来を思い描く」では、改革促進戦略を策定し、組織の従業員同士がコミュニケーションを取り、トレーニングを行い、クラウド導入の過程に参加できるようにするための計画を立てることを目的としています。「未来を思い描く」には次の 7 つのサブポイントがあります。
3.1 改革促進の戦略と計画を作成する
説明
改革促進の戦略と計画とは、クラウドトランスフォーメーションの全過程を通じて、適切な変革戦略を適切なタイミングで適切な人に与えられるように、考え抜かれ、構造化されたアプローチのことです。この戦略と計画は、最低限の中断と最大限の成果をもって、クラウドトランスフォーメーションの結果として組織に導入された変化が、リーダー、従業員、その他の利害関係者に受け入れられるようにするための包括的なアプローチの概要を示すフレームワークとして機能します。この計画は、プロジェクトまたは取り組みにおけるツール、テクノロジー、プロセス、スキルの適用を調整するための体系的なメカニズムとなります。計画には、ビジネス、テクノロジー、サプライチェーン、組織構造、プロジェクト範囲の運営における上記の変化に対して組織が対処する具体的な方法が記載されています。この戦略によって方向性が示され、クラウドトランスフォーメーションプロセス全体を通じて情報に基づいた意思決定を可能にします。
有益である理由
新しいシステムや戦略は、組織に大きな混乱をもたらす可能性があります。綿密な戦略とは、プロジェクトや変更が組織にどのような影響を与えるかを説明するものです。組織の変更管理戦略を効果的に策定するには、変更が必要な時期を認識する方法、変更を承認する方法、変更が望ましい効果を生み出していることを確認するモニタリング方法に関して、利害関係者が計画を立てる必要があります。
改革促進戦略を立てることで、望ましい未来の状態への移行をスムーズに進めることができます。この戦略は、リスク、パフォーマンスの問題、事業の中断、コストの増大を最小限に抑えるのに役立ちます。事業の継続性と顧客へのサービスレベルを確実に維持できます。リーダーたちの足並みを揃え、影響を受けるすべての対象者が変化に対応し、変化に備えることができるようになります。利害関係者の意識、関与、理解を促し、文化的変革を促進してコラボレーションや新しい働き方を奨励するのに活用できます。また、この戦略は、目標を達成し、継続的な成功に向かう場所に身を置くために、変化を取り入れて維持する方法を組織に教える上で役に立ちます。
活用場面
改革促進戦略はプログラムの開始時に作成する必要があり、変化を加速させる計画は、プログラム内の主要なマイルストーン、フェーズ、リリース、またはエピック時に作成、レビュー、更新する必要があります。組織の改革促進プロセスには、チームと従業員間の緊密な協力が必要です。この戦略とそれに続く計画では、人事チーム、クラウドトランスフォーメーションチーム、エグゼクティブスポンサー、リーダー、外部ベンダー、AWS パートナーの間で効果的なパートナーシップを構築し、維持する必要があります。
3.2 コミュニケーション戦略と計画を作成する
説明
コミュニケーション戦略と計画は、クラウドトランスフォーメーションの過程を通じて、適切なメッセージを適切なタイミングで適切な人に届けられるように、考え抜かれ、構造化されたアプローチのことです。クラウドトランスフォーメーションの価値と利点を強化するには、経営幹部からのコミュニケーションが重要であり、コミュニケーション戦略と計画の策定には、クラウドプロジェクトリーダー、クラウドトランスフォーメーションリーダーとエージェント、社内コミュニケーションチーム、人事部からの意見が不可欠です。
コミュニケーション戦略とは、組織のアウトリーチやコミュニケーション活動の目標と方法を記述した文書のことです。コミュニケーション計画には、戦略に取り組み、前述の目的を達成するためのコミュニケーション活動に関する詳細な情報が含まれます。計画には各アクティビティについての説明があり、公開日、対象者、詳細なメッセージ、メディアタイプ、作成者、承認者、メッセンジャーなどの情報が含まれます。コミュニケーション戦略は通常、頻繁には更新されませんが、コミュニケーション計画は頻繁に (通常は毎週) 更新されます。
有益である理由
クラウドトランスフォーメーションが進むにつれて、コミュニケーションチームは、メッセージングが強化され、クラウドトランスフォーメーション全体を通じて展開の準備ができているようにする必要があります。効果的なコミュニケーション戦略と計画は、必要なすべてのアクティビティを考慮に入れる必要があります。こうして可視化することにより、クラウドトランスフォーメーションのストーリーが対象のグループにどのように展開されるかを理解しやすくなり、作業の期限を設定するのにも役立ちます。
コミュニケーションはクラウドトランスフォーメーションを促進し、改革促進に対する認識を高めます。これは、グループに新しい働き方を受け入れてもらうための第一歩です。コミュニケーションは変化の文化的側面もカバーし、「自分にどんなメリットがあるのか?」という問いに対する答えを与えてくれます。さらに、コミュニケーションは将来の状態と移行中の状態の行動を動機づけます。コミュニケーションの頻度を設定することで、不安が和らぎ、変化に対する抵抗や拒否のリスクが最小限に抑えられます。コミュニケーション戦略により、主要な利害関係者はクラウドトランスフォーメーションプロジェクト全体の認識、理解、コミットメントを高めることができます。
活用場面
計画段階では、コミュニケーション戦略と計画を策定することが重要であり、これらをどれだけうまく実装できるかが、移行がどの程度受け入れられるかと、組織の取る行動を決定する要因となる可能性があります。コミュニケーション戦略と計画への取り組みは、クラウドトランスフォーメーションプロジェクトの開始時、通常は移行準備状況の評価時に開始されます。このフェーズでは、ギャップ、変更の影響、移行の影響を受けるチームや従業員が特定されます。コミュニケーション戦略を策定するときは、組織内のコミュニケーションプロセスに従って、クラウドメッセージングとアクティビティを最適に設計してください。
3.3 エンゲージメント戦略と計画を作成する
説明
エンゲージメント戦略と計画とは、個人、利害関係者グループ、または組織がクラウドトランスフォーメーションによってもたらされる変化に対処する具体的な方法を説明する体系的なアプローチの概要のことです。エンゲージメント計画の目的は、すべての主要な利害関係者がクラウドトランスフォーメーションから得られる望ましいビジネス上の成果にコミットし、集中できるようにすることです。利害関係者を特定し、変更プロセス全体を通じて適切に関与させることは、プロジェクトの成功に不可欠です。戦略と計画には、クラウドプロジェクトリーダー、改革促進リーダー、トレーニングリーダー、準備状況評価チームのメンバー、社内トレーニング部門、人事部からの意見を入れる必要があります。
有益である理由
エンゲージメント戦略と計画により、クラウドトランスフォーメーションチーム内外の関与が強化されます。これにより、適切な人材が適切な情報を受け取り、適切なタイミングと方法で参加できるようになります。また、負荷がかかりすぎないように、プロジェクトの特定のマイルストーンで各利害関係者グループが経験しなければならない変化のペースと量を先を見越しながら管理するための強制機能として働きます。エンゲージメント戦略と計画を作成することで、利害関係者を積極的に関与させることができるため、潜在的な障害をさらに特定、管理、回避できる可能性があります。その結果、クラウドトランスフォーメーションに対する組織の取り組みと能力がさらに向上し、クラウド導入への移行を成功させる可能性がさらに高まります。
活用場面
利害関係者の評価、改革促進の戦略と計画の策定、コミュニケーション戦略と計画の作成という準備作業を完了したら、エンゲージメント戦略と計画を使用してください。これらの文書は、継続的なサポートを推進し、利害関係者の影響力を活用する方法として役立ちます。
3.4 トレーニング戦略と計画を作成する
説明
トレーニング戦略と計画では、実施すべきトレーニングと、トレーニングプログラムを開発して実施するプロセスを明確にします。これらの文書は、ユーザーがコミュニケーションチームから受け取った情報と、クラウドトランスフォーメーションが完了した将来の状況において自分の役割を果たすための今後の働き方を結び付けるのに役立ちます。クラウドチームの要件を満たすトレーニングを提供するには、トレーニングのニーズを特定し、そのニーズをサポートするトレーニングの概要を説明し、トレーニングを開発して提供するトレーニングプログラムを作成することが不可欠です。トレーニング戦略では、クラウド移行またはモダナイゼーションのトレーニングプログラムを作成して実行するためのアプローチとプロセスを概説しています。これには、学習ニーズの評価、トレーニングプログラムの開発と実施に関する大まかなアプローチ、トレーニング教材の開発プロセスの概要が含まれます。
トレーニング戦略とは、組織の学習および支援活動の目標と方法を記述した文書のことです。トレーニング計画には、戦略に取り組み、クラウド移行、モダナイゼーション、トランスフォーメーションといった目標を達成するためのトレーニングアクティビティに関する詳細な情報が含まれます。この計画では、各トレーニングのアーティファクトとイベントについて説明し、各イベントの実施日、対象者、詳細なメッセージ、トレーニング形式、作成者、承認者、インストラクターを指定します。通常、トレーニング戦略は頻繁に更新されませんが、トレーニング計画は頻繁に (通常は毎月) 更新されます。
AWS Learning Needs Analysis
AWS の技術スキル以外にも、他のコンピテンシー、新しい働き方、プロセス関連のトレーニング、方法論のトレーニングを、全体的なトレーニング戦略と計画の一部にする必要があるかもしれません。例えば、組織がより良いコラボレーションを促進しようとしている場合、戦略と計画には、コラボレーションツールを使って連携する方法を説明する必要があるかもしれません。ウォーターフォールモデルからアジャイルアプローチに移行しようとしている組織では、アジャイル手法、ツール、プロセス、サイクルに関するトレーニングを実施する必要があります。その他の一般的な例としては、データ分析やクラウドリーダーシップスキルもあります。
有益である理由
トレーニング戦略と計画を策定することで、組織は知識、スキル、能力を組織の目標に合わせて調整できると同時に、トレーニングプログラムへの投資の価値を実証することもできます。
AWS Learning Needs Analysis は、成長を続けるための学習の推奨事項を提示し、結果を実際に適用して、データ主導型のアプローチで従業員のクラウドに対する洞察力を高めるようにします。
活用場面
トレーニング戦略と計画の取り組みは、クラウドトランスフォーメーションプロジェクトの開始時に始まります。このフェーズでは、ギャップと変化による影響を特定し、移行やモダナイゼーションの影響を受けるチームや従業員を特定します。
AWS Learning Needs Analysis は、プログラムの開始前に実施して組織のスキルセットのベースラインを構築することも、プログラム後半の、クラウドトランスフォーメーションが発表され、リーダーがトレーニングカリキュラムの予算と計画を検討している段階で実施することもできます。
3.5 リスク軽減戦略と計画を作成する
説明
リスク軽減戦略と計画は、組織が潜在的なリスクにさらされることによる影響を適時に排除、軽減、または制御するように設計されています。これらの文書は、プログラム全体のリスクを一貫して評価する評価ツールを使用して、クラウドトランスフォーメーションの進捗状況を定期的に評価するメカニズムを提供します。評価ツールは定期的に使用することも、スクラムセレモニーで使用することもできます。リスク軽減戦略と計画を使用することで、行動の優先順位を決定し、問題になる前にリスクを評価することができます。また、リスク管理と是正措置を担当する責任者を割り当てることができます。これらの文書は、改革促進チームがリスクを分類する際の基準を定めるものです。例えば、ビジョンと明確性、文化、コミットメント、コミュニケーション、定着と関与、スキルと能力などです。
有益である理由
リスク軽減プロセスを確立することで、クラウドトランスフォーメーションを停滞、脱線、遅延させる可能性のある、人に関連する問題を体系的に把握できるようになります。これにより、チームがプログラムのライフサイクルの指定されたフェーズを進めていく中で、プロジェクトのステータスを継続的に見直すことができます。このプロセスにより、成果物が予定どおりに、予算内に収まり、高品質で生産されることが保証されます。また、クラウドトランスフォーメーションチームと連携してリスクを特定、評価、対処するための統合的なアプローチも提供します。
活用場面
プログラムの開始時にリスク軽減戦略と計画を立て、フォーマットを設計し、リスクの大きさを確認します。定期的に戦略と計画を見直し、必要に応じて更新します。
3.6 スポンサーのロードマップを作成する
説明
スポンサーロードマップとは、クラウドトランスフォーメーションと将来の組織への移行の一環として、変化するプロセスや行動への支持を表明するようリーダーに促す文書のことです。リーダーと協力して将来の組織のメリットと価値を促進し、包括的なサポートプランを構築し、リーダーに求められる、クラウドトランスフォーメーションと戦略的に一致した行動についてリーダーに説明責任を負わせることを目的としています。
有益である理由
積極的で目に見えるスポンサーシップは、クラウド移行、モダナイゼーション、導入を成功させるための主な推進力です。個人や組織に期待される望ましい行動を確立するには、積極的な関与とプレゼンスが不可欠です。プロセスを構造化することで、メッセージの一貫性が確保され、意図した組織目標の達成に役立ちます。リーダーが定期的にコミュニケーションを取り、期待される行動を示していれば、個人もそれに従うでしょう。
活用場面
クラウド移行とモダナイゼーションの初期段階からスポンサーのコミットメントを確保します。経営幹部やクラウド移行リーダー、モダナイゼーションリーダーに、スポンサーシッププロセスに関する一般的な認識と理解を伝えます。スポンサーを適切にオンボーディングし、役割の説明、説明責任、重要なメッセージ、スポンサーシップのロードマップ、タイムラインを提供します。改革促進チームがプロセスのあらゆる段階に関与し、コミットメントを確保するというメッセージを強調します。重要なメッセージにより、クラウド移行のビジョン、メリット、全体的なビジネス価値が強化されます。
3.7 持続可能性計画を作成する
説明
持続可能性計画には、クラウド移行やモダナイゼーションの初期段階を超えた、望ましい将来の行動や組織構造が記載されています。この計画は、クラウドテクノロジーの継続的な導入、反復可能なパターンとプロセスの使用、進化するテクノロジーに合わせた継続的なトレーニングの取り組みを確立するのに役立ちます。持続可能性計画は、当初のクラウドトランスフォーメーション、移行、モダナイゼーションの取り組みにとどまらず、当初のビジョン、ビジネス価値、メリットを長期的に引き出すためのものです。これにより、将来のモデルで期待されるプロセスと行動が強化されます。
有益である理由
持続可能性計画は、将来のモデルの導入をサポートするのに必要な手順を確保し、長続きすることを目的として、初期のクラウド移行段階の先を見据えています。人とテクノロジーが時間とともに進化しても、クラウドトランスフォーメーションを将来にわたって保証するメカニズムを提供します。
活用場面
クラウドトランスフォーメーションが進行中で、チームがそのプロセスに関する経験を積んだら、持続可能性計画を作成します。クラウド移行チームとモダナイゼーションチームは、運用方法を反復して実験するのが一般的です。そのため、持続可能性計画の作成が早すぎると、手直しが発生する可能性があります。計画作業をリーダーチームと調整して、クラウド移行やモダナイゼーションの初期段階の先にある期待を理解します。組織の変化、立場、役割、責任、コミュニケーションのギャップ、追加のトレーニングニーズ、ナレッジライブラリやリポジトリについても検討することが重要です。プロジェクトが進行し、チームの作業速度が向上し、規模が拡大するにつれて、持続可能性計画も進化する可能性があります。持続可能性計画を最新かつ正確に維持するために、毎週ステータスを更新してニーズを把握することが必要になるかもしれません。
