COST01-BP03 Estabelecer orçamentos e previsões para a nuvem - Pilar da otimização de custos
Orientação para implementaçãoRecursos

COST01-BP03 Estabelecer orçamentos e previsões para a nuvem

Ajuste os processos de previsão e orçamento organizacional existentes para que sejam compatíveis com a natureza altamente variável dos custos e uso da nuvem. Os processos devem ser dinâmicos, usando algoritmos baseados em tendências ou em direcionadores de negócios, ou uma combinação de ambos.

Nível de risco exposto se esta prática recomendada não for estabelecida: Alto

Orientação para implementação

Nas configurações tradicionais de TI on-premises, os clientes geralmente enfrentam o desafio de planejar custos fixos que mudam apenas ocasionalmente, em geral com a compra de novos serviços e hardware de TI para atender aos picos de demanda. Em contrapartida, a Nuvem AWS adota uma abordagem diferente na qual os clientes pagam pelos recursos que usam, conforme determinado pelas reais necessidades comerciais e de TI. No ambiente de nuvem, a demanda pode variar mensalmente, diariamente ou até mesmo de hora em hora.

O uso da nuvem traz eficiência, velocidade e agilidade, o que ocasiona um padrão de custo e de uso altamente variável. Os custos podem diminuir ou, às vezes, aumentar em resposta à maior eficiência da workload ou à implantação de novas workloads e de recursos. À medida que as workloads escalam para atender a uma base de clientes em expansão, o uso e os custos da nuvem aumentam em igual proporção em virtude da maior acessibilidade dos recursos. Essa flexibilidade nos serviços de nuvem estende-se aos custos e às previsões, criando um grau de elasticidade.

É essencial haver um estreito alinhamento com essas mudanças nas necessidades comerciais e nos motivadores de demanda e buscar o planejamento mais preciso possível. Os processos de orçamento organizacional tradicionais precisam se adaptar para acomodar essa variabilidade.

Pense na modelagem de custos ao prever o custo de novas workloads. A modelagem de custos cria uma compreensão básica dos custos esperados da nuvem, o que ajuda você a determinar o custo total de propriedade (TCO), o retorno sobre o investimento (ROI) e outras análises financeiras, definir metas e expectativas com as partes interessadas e identificar oportunidades de otimização de custos.

Sua organização precisa entender as definições de custo e os agrupamentos aceitos. O nível de detalhe no qual você prevê pode variar com base na estrutura e nos fluxos de trabalho internos da organização. Selecione um nível de granularidade que atenda aos requisitos específicos e à configuração organizacional. É importante entender em que nível a previsão é realizada:

  • Nível de conta de gerenciamento ou AWS Organizations: a conta de gerenciamento é a conta que você usa para criar AWS Organizations. Por padrão, as organizações têm uma conta de gerenciamento.

  • Conta-membro ou vinculada: uma conta no Organizations é uma Conta da AWS padrão que contém os seus recursos da AWS e as identidades que podem acessar esses recursos.

  • Ambiente: um ambiente é uma coleção de recursos da AWS que executam uma versão da aplicação. Um ambiente pode ser criado com várias contas-membro ou vinculadas.

  • Projeto: um projeto é uma combinação de objetivos ou tarefas definidas a serem realizadas dentro de um período fixo. É importante pensar no ciclo de vida do projeto durante a previsão.

  • Serviços da AWS: grupos ou categorias, como serviços de computação ou armazenamento, nos quais você pode agrupar serviços da AWS de acordo com sua previsão.

  • Agrupamento personalizado: é possível criar grupos personalizados com base nas necessidades da sua organização, como unidades de negócios, centros de custo, equipes, tags de alocação de custos, categorias de custo, contas vinculadas ou uma combinação delas.

Identifique os motivadores empresariais que podem afetar o custo do uso e faça uma previsão para cada um deles separadamente a fim de calcular o uso esperado com antecedência. Alguns dos motivadores podem estar vinculados às equipes de TI e de produtos da organização. Outros motivadores empresariais, como eventos de marketing, promoções, expansões geográficas, fusões e aquisições, são conhecidos por seus líderes de vendas, de marketing e de negócios, e é importante colaborar e pensar também em todos esses motivadores de demanda.

É possível usar o AWS Cost Explorer para fazer previsões baseadas em tendências em um período futuro definido com base no gasto no passado. O mecanismo de previsão do AWS Cost Explorer segmenta os dados históricos com base em tipos de cobrança (por exemplo, instâncias reservadas) e usa uma combinação de machine learning e modelos baseados em regras com a finalidade de prever os gastos individualmente para todos os tipos de cobrança.

Depois de estabelecer seu processo de previsão e criar modelos, você poderá usar o AWS Budgets para definir orçamentos personalizados em um nível granular especificando o período, a recorrência ou o valor (fixo ou variável) e adicionando filtros como serviço, Região da AWS e tags. Geralmente, o orçamento é preparado para um único ano e permanece fixo, o que exige adesão estrita de todos os envolvidos. Entretanto, a previsão é mais flexível, permitindo reajustes ao longo do ano e fornecendo projeções dinâmicas em um período de um, dois ou três anos. Tanto o orçamento quanto as previsões desempenham um papel fundamental para estabelecer expectativas financeiras entre várias partes interessadas em tecnologia e negócios. A precisão da previsão e implementação também impõe responsabilidade às partes interessadas que já são diretamente responsáveis pelo custo de provisionamento, o que também pode contribuir para o reconhecimento geral de custos.

Para se informar sobre a performance dos orçamentos atuais, é possível criar e programar relatórios do AWS Budgets para serem enviados por e-mail a você e às respectivas partes interessadas regularmente. Também é possível pode criar alertas do AWS Budgets com base nos custos reais, cuja natureza é reativa, ou com base nos custos previstos, que oferecem tempo para mitigar possíveis excessos de custos. Você pode receber um alerta quando o custo ou o uso realmente excederem determinado nível ou se houver previsão de que eles excederão o valor orçado.

Ajuste os processos existentes de orçamento e de previsão para se tornarem mais dinâmicos por meio de algoritmos baseados em tendências (com custos históricos como entradas) e algoritmos baseados em motivadores (por exemplo, lançamentos de novos produtos, expansão regional ou novos ambientes para workloads), que são ideais para um ambiente de gastos dinâmico e variável. Depois de determinar sua previsão baseada em tendências usando o Explorador de Custos ou qualquer outra ferramenta, use o AWS Pricing Calculator para estimar seu caso de uso da AWS e os custos futuros com base no uso esperado (tráfego, solicitações por segundo ou instâncias necessárias do Amazon EC2).

Monitore o quanto precisa é essa previsão, pois os orçamentos devem ser definidos com base nesses cálculos e estimativas. Monitore a precisão e eficácia das previsões de custos de nuvem integradas. Analise regularmente os gastos reais em comparação com a previsão e ajuste conforme necessário para torná-la mais precisa. Monitore a variação da previsão e analise a causa-raiz da variação relatada para agir e ajustar as previsões.

Conforme mencionado em COST01-BP02 Estabelecer uma parceria entre finanças e tecnologia, é importante estimular parceria e ritmo entre TI, departamento financeiro e outras partes interessadas para verificar se todos usam as mesmas ferramentas e processos para manter a consistência. Nas situações em que os orçamentos precisam sofrer alterações, aumentar o ritmo dos pontos de contato pode ajudar na hora de reagir a essas mudanças com maior rapidez.

Etapas de implementação

  • Defina a linguagem de custo dentro da organização: Crie uma linguagem de custo comum da AWS dentro da organização com várias dimensões e agrupamentos. Verifique se as partes interessadas entendem a granularidade das previsões, os modelos de preços e o nível de suas previsões de custos.

  • Analise previsões baseadas em tendências: use ferramentas de previsão baseadas em tendências, como o AWS Cost Explorer e o Amazon Forecast. Analise o custo de uso em diferentes dimensões, como serviço, conta, tags e categorias de custos.

  • Previsões baseadas em motivadores: identifique o impacto dos motivadores empresariais no uso da nuvem e faça uma previsão para cada um deles separadamente a fim de calcular o custo de uso esperado com antecedência. Trabalhe em estreita colaboração com proprietários de unidades de negócios e partes interessadas a fim de entender o impacto sobre os novos motivadores e calcular as mudanças de custo esperadas para definir orçamentos precisos.

  • Atualize os processos existentes de previsão e orçamento: usando como referência métodos de previsão adotados, como baseados em tendências, baseados em motivadores de negócios ou uma combinação de ambos os métodos de previsão, defina seus processos de previsão e orçamento. Os orçamentos devem ser calculados, realistas e baseados em suas previsões.

  • Configure alertas e notificações: use alertas do AWS Budgets e a detecção de anomalias em custos para receber alertas e notificações.

  • Faça revisões periódicas com as principais partes interessadas: por exemplo, alinhe-se em relação às mudanças na direção e no uso dos negócios com as partes interessadas em TI, finanças, equipes de plataforma e outras áreas de negócios.

Recursos

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